Tổ chức sự kiện không phải là một công việc dễ dàng vì bạn phải theo sát sự kiện từng chi tiết từ khi chuẩn bị cho đến khi kết thúc, từ việc lên ý tưởng cho chương trình, liên hệ các bên âm thanh ánh sáng, địa điểm tổ chức sự kiện cho đến liên hệ với khách mời và thực hiện tổ chức. Công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, chi tiết và chính xác, vì thế bạn phải chuẩn bị thật kỹ lưỡng. Dưới đây là 10 bí quyết giúp bạn tổ chức thành công một sự kiện.
1.Địa điểm tổ chức sự kiện
Đây là một yếu tố không thể xem nhẹ, vì nó quyết định rất lớn đến sự thành công của sự kiện. Khi chọn được ngày tổ chức, bạn nên tìm hiểu và thuê địa điểm tổ chức sự kiện. Nhớ là ký hợp đồng luôn để tránh trường hợp bị mất chỗ. Lưu ý, nếu sự kiện ở ngoài trời thì bạn cần cân nhắc yếu tố thời tiết nữa nhé.
2.Lên kế hoạch
Đặt ra mục tiêu mà bạn muốn đạt được và đảm bảo rằng mọi quy trình tổ chức sự kiện của bạn bám sát kế hoạch để dẫn đến kết quả bạn mong muốn. Kế hoạch cần được viết chi tiết đến từng hạng mục nhỏ, ai là người phụ trách và deadline cho công việc đó là bao giờ. Bạn cần duy trì song song một kế hoạch trù bị cho những trường hợp xấu nhất xảy ra như thời tiết thay đổi, diễn giả đến muộn v.v… để đảm bảo sự kiện của bạn được chuẩn bị tốt nhất.
3.Gửi thư mời
Là một cách để truyền đi thông điệp của bạn, vì thế bạn nên thông báo tới người tham dự những chi tiết về nội dung, địa điểm tổ chức sự kiện, ở đâu, khi nào,… một cách trang trọng. Bạn nên chú ý đến diện mạo thư mời vì đây là điều đầu tiên mà khách mời tiếp xúc với sự kiện.
4.Làm việc khoa học
Bạn hãy lưu trữ và theo dõi thông tin người tham dự vào một file Excel (bao gồm tên đầy đủ, địa chỉ, tình trạng phản hồi, giới hạn khẩu phần ăn,…) để trước sự kiện, bạn có thể sử dụng những thông tin đó để tạo bảng tên, thẻ địa điểm, thư cảm ơn để gửi cho họ.
5.Chú ý những chi điều nhỏ nhất
Bạn nên tránh những ngày tổ chức sự kiện trùng với ngày lễ tôn giáo vì có thể khách mời của bạn sẽ không thể đến được.
6.Lên kế hoạch phòng bị
Luôn có một kế hoạch dự trù cho mọi thứ, đặc biệt, hãy liên lạc nhanh chóng với những khách mời trong trường hợp mọi thứ đi theo chiều hướng xấu.
Nếu trời chuẩn bị mưa, cân nhắc lều bạt, hoặc chuẩn bị thêm ô nếu khách mời cần phải đi bộ để di chuyển.
7.Đảm bảo yếu tố an toàn, sức khỏe
Đôi khi khách mời của bạn gặp những sự cố bất ngờ vì thế bạn nên trang trị những vật dụng cho những trường hợp khẩn cấp như: vật dụng sơ cứu y tế, thuốc giảm đau, kim băng nhỏ, băng dính hai mặt, kéo, bộ kim chỉ nhỏ… Bạn có thể hỏi địa điểm tổ chức sự kiện đã có chuẩn bị sẵn những dụng cụ hay phòng y tế hay không, nếu không thì bạn nên chuẩn bị cho sự kiện của mình nhé.
8.Theo sát khách hàng – Chìa khóa thành công
Luôn giữ liên lạc với khách hàng xuyên suốt quá trình tổ chức. Gọi điện 2-3 ngày trước sự kiện để xác nhận sự tham dự của khách hàng. Sau sự kiện, bạn nên gửi thư cảm ơn họ đã tới tham dự chương trình. Gửi kèm trong thư tấm ảnh của họ tại sự kiện sẽ giúp bạn thêm một điểm cộng trong mắt khách hàng.
9.Chuẩn bị thiết bị kỹ thuật kỹ lưỡng
Bạn cần có một danh sách thiết bị và kế hoạch thuê một đội kỹ thuật chuyên nghiệp để thiết lập tất cả các thiết bị vào đúng chỗ và đảm bảo chúng hoạt động trơn tru trong sự kiện. Nhó là có người kiểm tra số lượng và chất lượng của các thiết bị này để đảm bảo chúng hoạt động ổn định nhé.
10.Ngân sách
Bạn nên dự trừ những chi phí phát sinh cho sự kiện để đảm bảo ngân sách nhé.