Việc lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị có thể tạo nên sự thành công hay thất bại của sự kiện. Các chi tiết như ngày diễn ra hội nghị, cách sắp xếp bàn ghế, sảnh tổ chức đều ảnh hưởng đến kết quả của buổi hội nghị. Vì vậy, cần phải lựa chọn một cách khôn ngoan và có chủ đích. Để giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn, bài viết này sẽ mách bạn 5 điều cần cân nhắc khi tìm kiếm trung tâm hội nghị quận Tân Bình.
Đề ra mức ngân sách phù hợp
Ngân sách luôn là điều đầu tiên bạn cần quan tâm. Thế nên, hãy dành thời gian tìm hiểu về chi phí thuê trung tâm tổ chức hội nghị vì đây là một khoản chi phí đáng kể và bạn cần đảm bảo phù hợp với ngân sách của mình. Trong trường hợp đã tìm thấy một địa điểm ưng ý, bạn đừng ngần ngại mà hãy thương lượng với trung tâm về hợp đồng lâu dài để nhận được mức chiết khấu tốt hơn.
>> Xem thêm: 8 chi phí quan trọng khi lựa chọn trung tâm hội nghị TPHCM
Vị trí địa lý của trung tâm hội nghị quận Tân Bình
Bạn nên chọn một địa điểm gần trung tâm giúp người tham dự hội nghị thuận tiện di chuyển và tiết kiệm thời gian tìm kiếm hơn. Đây cũng là một trong những cách để tối đa hóa số người tham dự hội nghị. Ngoài ra bạn cần đảm bảo rằng nơi diễn ra hội nghị có bãi đậu xe rộng rãi hoặc dịch vụ trông xe ở gần đó, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho những người tham dự.
Cân nhắc về không gian sảnh hội nghị
Tùy thuộc vào số lượng người tham dự mà lựa chọn sảnh có sức chứa phù hợp. Bạn cần đảm bảo rằng không gian sảnh vừa đủ cho những người tham dự có chỗ ngồi thoải mái trong tất cả các phiên, cũng như không gian để thư giãn trong giờ giải lao. Đừng lựa chọn địa điểm có chỗ ngồi kiểu rạp hát, như thế sẽ gây bất tiện khi các đại biểu cần ghi chép hoặc sử dụng máy tính xách tay. Tương tự, không nên đặt một khu vực sảnh quá lớn, như vậy sẽ gây cảm giác rằng một nửa số người tham dự không có mặt. Đây là một trong những điều tối kỵ khi tổ chức hội nghị.
>> Xem thêm: Trung tâm tổ chức sự kiện Gala Center đẳng cấp
Tại Gala Center – trung tâm hội nghị quận Tân Bình thiết kế đa dạng các loại sảnh, có sức chứa từ 380 đến 420 khách mời phù hợp theo từng nhu cầu của bạn. Lấy cảm hứng 4 mùa trong năm, Gala Center thiết kế sảnh theo phong cách 4 mùa, vừa sang trọng lại mang đậm nét đặc trưng từng mùa
Sảnh Spring tại Gala Center
Sảnh Summer tại Gala Center
Sảnh Autumn tại Gala Center
Sảnh Winter tại Gala Center
Lấy cảm hứng 4 mùa trong năm, Gala Center thiết kế sảnh theo phong cách 4 mùa, vừa sang trọng lại mang đậm nét đặc trưng của từng mùa. Ngoài ra, còn thiết kế sảnh Festive đặc biệt với sức chứa lên đến 1400 người.
Sảnh Festive tại Trung tâm hội nghị quận Tân Bình Gala Center
Đảm bảo có đủ đội ngũ nhân viên hỗ trợ kịp thời
Trong ngày diễn ra sự kiện chắc chắn sẽ có rất nhiều việc cần chuẩn bị, vì vậy hãy đảm bảo rằng trung tâm sẽ cung cấp đủ nhân viên hướng dẫn, nhân viên phục vụ và bảo vệ để có thể kịp thời hỗ trợ bất kỳ vấn đề nào. Thậm chí cần chuẩn bị một đội hỗ trợ kỹ thuật trong hội nghị để các bài thuyết trình của bạn diễn ra suôn sẻ và những người tham dự không phải loay hoay để tìm kiếm Wi-Fi hay các dụng cụ thiết bị khác.
Đảm bảo về hệ thống công nghệ và đường truyền
Khi lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị, bạn nên tìm hiểu và chắc chắn rằng ở đó có wifi đủ mạnh, đường truyền tốt và các thiết bị công nghệ cao khác để đáp ứng cho buổi hội nghị diễn ra suôn sẻ mà không gặp phải bất kỳ trục trặc về kỹ thuật nào. Ngoài ra, cũng cần có thiết bị AV và không gian có đủ ánh sáng, thích hợp cho hội nghị kéo dài.
>> Xem thêm: Đánh giá không gian hội nghị tại Gala Center
Tổng kết
Trên đây là những kinh nghiệm lựa chọn trung tâm hội nghị trước khi ra quyết định. Nếu bạn vẫn còn đắn đo giữa muôn vàn những sự lựa chọn ngoài kia thì hãy để trung tâm hội nghị quận Tân Bình Gala Center giúp bạn nhé!