Đối với những hội nghị khách hàng thường niên của những công ty hay tập đoàn lớn thì quy mô tổ chức cũng tương tự với giá trị của công ty. Một buổi hội nghị giới thiệu sản phẩm mới hay tri ân khách hàng thôi cũng có đến hàng trăm người tham dự. Với con số khách tham dự lớn như vậy thì chọn một hội trường sao cho phù hợp trong trung tâm hội nghị là một vấn đề cần lưu ý. Bài viết này sẽ chỉ ra những bí quyết chọn phòng hội nghị, hội trường cho số lượng khách mời đông đảo.
Ước chừng số lượng khách mời
Xác định con số khách mời tương đối là một yếu tố giúp việc chọn hội trường thêm thuận lợi. Nếu như đây là một hội nghị tổ chức thường niên thì bạn có thể tra tài liệu cũ để có một con số ước chừng lượng khách mời. Tuy nhiên vẫn cần cân nhắc một số yếu tố khách ảnh hưởng đến số lượng như truyền thông, dịch bệnh,…
Ước chừng số lượng khách mời phù hợp với hội trường tại trung tâm hội nghị
Nên chọn một phòng hội trường có đủ không gian và khoảng cách sảnh hợp lí, dễ dàng cho việc di chuyển. Để đảm bảo trải nghiệm thoải mái nhất cho khách hàng thì nên bố trí dàn âm thanh ánh sáng chất lượng để mọi người tham dự nắm bắt trọn vẹn thông tin. Ngoài ra không gian quá chật chội thì sẽ gây khó chịu cho khách mời vì phải chịu sự bí bách trong một thời gian dài. Trái lại một không gian quá rộng sẽ gây mất tập trung và hiệu quả truyền đạt thông tin kém.
Địa điểm diễn ra hội nghị
Địa điểm tiến hành hội nghị cũng là một yếu tố quan trọng không kém nếu bạn muốn hội nghị diễn ra thành công. Cân nhắc những trung tâm hội nghị thuận tiện cho giao thông đi lại, tốt nhất là những địa điểm ở gần khu vực trung tâm sẽ dễ tìm hơn. Hơn hết là nơi tổ chức phải thích hợp với tính chất hội nghị. Đối với hội nghị cao cấp cùng những quan chức, hội đồng cổ đông là khách mời thì nơi tổ chức cũng phải đảm bảo tính trang trọng và lịch sự nhất. Ngoài ra, nơi tổ chức phải được đảm bảo về vấn đề an ninh cũng như cơ sở vật chất để tránh những sai xót không đáng có xảy ra trong quá trình tổ chức.
Địa điểm nằm ở khu trung tâm thành phố
Tham khảo thêm: Trung tâm tổ chức hội nghị cao cấp Riverside Palace
Thời gian tổ chức
Nếu một hội nghị muốn thu hút một lượng lớn khách tham dự thì nên chọn khoảng thời gian thuận tiện nhất cho khách như buổi tối cuối tuần. Tuy nhiên, vì nhiều doanh nghiệp cũng nắm được yếu tố này nên để tránh tình trạng quá tải cho nhà hàng hay trùng lịch sự kiện thì doanh nghiệp nên đặt chỗ trước. Đặc biệt những hội nghị có khách mời đặc biệt thì nên sắp xếp lịch sao cho phù hợp với đôi bên.
Trang thiết bị cần thiết
Tiếp đến là khâu chuẩn bị về mặt kỹ thuật và trang trí phòng hội trường. Lên danh sách những trang bị cần thiết như dàn đèn chiếu sân khấu, dàn âm thanh 4 góc, máy chiếu, bàn ghế,… Nên kiểm tra trước với bên tổ chức hoặc cho thuê những thiết bị trên vào buổi diễn tập sự kiện để nắm bắt trước tình huống sẽ xảy ra.
Trang thiết bị cần thiết
Ngân sách cho buổi hội nghị
Về vấn đề ngân sách, thường các doanh nghiệp sẽ đặt ra một mức dự tính ngân sách cho các sự kiện hằng năm. Tùy vào tình hình kinh doanh mà chi phí có thể thay đổi, hội nghị được đầu tư hoành tráng hay đơn giản đều phụ thuộc vào bộ phần kế toán. Bên cạnh việc thuê địa điểm thì doanh nghiệp cần cân nhắc về menu thức ăn phục vụ cho khách, đội ngũ nhân viên phục vụ tiếp khách tại hội nghị. Mọi chi phí cũng phụ thuộc vào qui mô tổ chức, nếu số lượng khách càng cao thì chi phí cũng sẽ đội lên rất nhiều.
Bài viết trên là một số bí quyết chọn phòng hội trường cho hội nghị có số lượng lớn khách mời tại trung tâm hội nghị. Hi vọng những chia sẻ trên sẽ giúp quý công ty tìm được hội trường đạt tiêu chuẩn đã đặt ra cho hội nghị. Cùng kinh nghiệm nhiều năm trong ngành tổ chức sự kiện, hội nghị và tiệc cưới, Riverside Palace sẽ là một đối tác hoàn hảo cho bạn. Chúng tôi sẽ hỗ trợ từng bước trong quá trình chuẩn bị và tiến thành hội nghị một các thành công với những ưu đãi đặc biệt cho quí vị.