Đâu là yếu tố mà bạn quan tâm nhất khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện? Đối với từng sự kiện, chúng ta đều muốn mọi thứ sẽ được thực hiện một cách hoàn chỉnh và trơn tru nhất, từ việc sắp xếp không gian, bài trí khu vực tổ chức, cho đến đảm bảo công tác an ninh. Để hiểu rõ hơn cách thức để có được địa điểm hoàn hảo cho sự kiện của bạn, hãy tham khảo những gợi ý sau đây.
Diện tích thông thoáng, thoải mái
Sự kiện thường diễn ra với quy mô tương đối lớn. Vì vậy, khi đi đến địa điểm mà bạn dự định chọn, hãy quan sát kỹ càng diện tích sảnh hoặc khu vực sự kiện, đảm bảo rằng chúng sẽ đủ thông thoáng để khách mời luôn cảm thấy thoải mái nhất có thể.
Riêng với các sự kiện ngoài trời, bạn cần trao đổi cụ thể với chuyên viên tư vấn, xem liệu họ có thể cho bố trí thêm các thiết bị diệt côn trùng, hoặc bạt che hay không, vì bạn sẽ khó lòng lường trước những diễn biến bất thường của thời tiết. Ngoài ra, cách sắp xếp bàn ghế cũng sẽ ảnh hưởng đến sự rộng rãi của không gian sự kiện.
Bạn hãy quan sát kỹ càng diện tích của khu vực sự kiện, đảm bảo rằng chúng sẽ đủ thông thoáng để khách mời luôn cảm thấy thoải mái nhất có thể
Linh hoạt trong việc bố trí sảnh
Mỗi một sự kiện luôn có các chủ đề khác nhau. Một buổi trưng bày sản phẩm sẽ không giống với buổi tọa đàm của các doanh nhân, và lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty sẽ khác biệt với buổi triển lãm thương hiệu.
Do đó, định hình các hạng mục chính trong sự kiện chính là bước cần thiết để bạn có được kế hoạch bố trí sảnh thích hợp. Chẳng hạn, nếu bạn đang mong muốn triển khai buổi công bố sản phẩm mới, bạn có thể chia sảnh thành 2 phần, gồm hàng ghế cho quan khách và nơi mà họ có thể nhìn ngắm, trải nghiệm sản phẩm.
Định hình các hạng mục chính trong sự kiện chính là bước cần thiết để bạn có được kế hoạch bố trí sảnh thích hợp
Đầy đủ các trang thiết bị cần thiết
Các trang thiết bị mà bạn cần lưu tâm bao gồm màn hình chiếu, đèn chiếu sáng, thiết bị âm thanh, micro, bục phát biểu. Các thiết bị này đều có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính trôi chảy cho sự kiện, cũng như cho thấy tinh thần nghiêm túc, mức độ đầu tư của bạn đến với những vị khách tham dự.
Các trang thiết bị có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính trôi chảy cho sự kiện, cũng như cho thấy tinh thần nghiêm túc, mức độ đầu tư của bạn đến với những vị khách tham dự
Mặc dù vậy, nếu bạn không sẵn có các vật dụng kể trên, đừng ngần ngại nhờ đến sự trợ giúp của đơn vị cung cấp địa điểm để nhận được sự hỗ trợ kịp thời. Các nhà hàng và trung tâm hội nghị lớn như Riverside Palace, White Palace,…. đều có trang bị đầy đủ những phụ kiện mà bạn cần nhằm đảm bảo cho trải nghiệm của bạn lẫn các vị khách quý.
>>> Xem thêm: Kinh nghiệm chọn địa điểm tổ chức sự kiện thành công
Công tác an ninh được thắt chặt
Sự kiện đông đúc đôi khi sẽ là cơ hội để những hành vi không minh bạch diễn ra, nên việc quan tâm đến công tác an ninh tại địa điểm sẽ không hề thừa thãi. Để làm được điều này, bạn cần kiểm tra đầy đủ vé mời của khách tham gia, hoặc phối hợp với đội bảo vệ để chắc chắn rằng sẽ không có sự kiện ngoài ý muốn nào xảy đến.
Bạn cần kiểm tra đầy đủ vé mời của khách tham gia, hoặc phối hợp với đội bảo vệ để chắc chắn rằng sẽ không có sự kiện ngoài ý muốn nào xảy đến
Thực đơn chỉn chu, ngon miệng
Nếu sự kiện của bạn diễn ra trong thời gian dài, bạn hãy chuẩn bị thêm một ít thức ăn nhẹ, hoặc một bản menu chỉn chu để khách mời nhanh chóng lấy lại năng lượng. Thức ăn nhẹ có thể là bánh ngọt nhỏ, hoặc thức ăn cầm tay (finger food).
Nếu sự kiện của bạn diễn ra trong thời gian dài, bạn hãy chuẩn bị thêm một ít thức ăn nhẹ, hoặc một bản menu chỉn chu để khách mời nhanh chóng lấy lại năng lượng
Thực đơn sẽ xoay quanh các danh sách menu sẵn có hoặc tiệc buffet thịnh soạn. Bạn có thể đi đến trang web chính thức của địa điểm tổ chức sự kiện để biết được họ hiện đang cung cấp những hình thức menu chiêu đãi nào, từ đó dễ dàng đưa ra quyết định phù hợp.
>>> Xem thêm: Thực đơn hấp dẫn cho bữa tiệc của Riverside Palace
Qua các thông tin chia sẻ về tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, chúng tôi hy vọng rằng bạn đã thu về nhiều kiến thức hữu ích. Cùng đón chờ các bài viết mới nhất của chúng tôi để khám phá thêm nhiều kinh nghiệm thú vị khác nhé!
>>> Tổng quan dịch vụ tổ chức tiệc và sự kiện tại nhà hàng Riverside Palace