Tổ chức hội thảo là một sự kiện quy mô lớn nhằm quảng bá hình ảnh thương hiệu cho các chiến lược hoạt động của công ty. Chính vì vậy mà khi tổ chức sự kiện thì bạn cần phải chuẩn bị thật kỹ lưỡng các yếu tố để đảm bảo được sự thành công và chuyên nghiệp. Trong đó chọn địa điểm tổ chức hội thảo cũng rất quan trọng góp phần tạo nên thành công cho sự kiện, hãy cùng theo dõi các tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại thành phố Hồ Chí Minh
Chọn địa điểm phù hợp với quy mô sự kiện
Riverside Palace- địa điểm tổ chức hội thảo tại tphcm
Hội thảo là nơi tập trung đông đúc, nên chọn những nơi tổ chức có vị trí gần trung tâm của thành phố thuận tiện cho việc di chuyển thông thoáng rộng rãi có lối đi lớn cho xe ra vào, các khách mời sẽ dễ dàng tìm kiếm địa điểm. Nên chọn những nơi có bãi đậu xe lớn đủ chỗ cho các thành viên tham dự hội nghị.
Đảm bảo không gian sự kiện với số lượng khách mời
Tùy thuộc vào quy mô của sự kiện và số lượng khách mời để chọn nơi tổ chức hội nghị phù hợp ngoài ra thì còn phụ thuộc vào số lượng tham gia của khách mời, có tổ chức tiệc ăn uống hay không, có tổ chức các hoạt động vui chơi.v.v..Mỗi sự kiện sẽ có các đối tượng khác mời và mỗi vị khách mời sẽ có vị trí khác nhau. Phải lên danh sách khách mời chi tiết để đơn vị tổ chức sẽ phân chia ra và bố trí vị trí ghế.
Số lượng khách mời phải tương đồng với không gian của bữa tiệc
Lên danh sách cũng giúp xác định lựa chọn địa điểm tổ chức lớn hay nhỏ . Với số lượng khách mời tham gia ít nhưng không gian tổ chức lại rộng gây ra cảm giác khó gắn kết các thành viên lại với nhau. Ngược lại không gian nhỏ nhưng khách mời quá đông sẽ gây ra cảm giác nóng nực, ngột ngạt, chật chội khiến cho khách tham dự có cái nhìn kh tốt về buổi hội thảo, ảnh hưởng đến chất lượng và bộ mặt của doanh nghiệp.
Chính vì vậy mà bạn nên cân đối giữa diện tích tổ chức và số lượng khách mời tham gia. Đảm bảo sự thoải mái nhưng cũng có cảm giác gần gũi thân thiết, tạo sự tương tác giữa các thành viên.
Xác định rõ tính chất của sự kiện
Không phải buổi sự kiện vào cũng cứng nhắc, nghiêm nghị. Tính chất của sự kiện còn phụ thuộc vào tính chất sự kiện, nội dung và còn theo yêu cầu của khách hàng. Việc xác định tính chất nên được triển khai từ khi mới bắt đầu lên kế hoạch. Việc này giúp định hướng cho toàn bộ kịch bản của sự kiện. Những buổi hội thảo, sự kiện lớn mang tính chất sang trọng, chuyên nghiệp, cần có sự tập trung quan tâm của khách mời như: hội thảo chuyên ngành, hội thảo du học, khoa học,… nên được ưu tiên tổ chức ở những địa điểm yên tĩnh, sang trọng. Đối với sự kiện hội thảo về sáng tạo, du lịch, vui chơi,… nên chọn tổ chức tại không gian thoáng đãng và gần gũi với thiên nhiên.
Phòng hội nghị sang trọng, đẳng cấp
Việc chọn lựa địa điểm tổ chức ảnh hưởng sâu sắc đến hình ảnh của doanh nghiệp. Nó thể hiện được sự quan tâm, tôn trọng và chuyên nghiệp của doanh nghiệp đến với khách mời tham dự
Nhu cầu về trang thiết bị
Đối với các trang thiết bị thì âm thanh ánh sáng góp phần tạo ra không khí của buổi hội thảo, tính chất của sự kiện là sự giao tiếp giữa người với người nên việc cung cấp âm thanh ánh sáng rất quan trọng. Một địa điểm tổ chức hội nghị tại tphcm phù hợp thì phải đảm bảo được các sự cố như nguồn điện, âm thanh , bảo trì máy móc thiết bị.
Với các hội nghị chuyên ngành đơn vị tổ chức cần chuẩn vị các thiết bị phục cho việc trình chiếu như máy chiếu, micro,loa,…
Đối với những sự kiện có mục đích quảng bá cho sản phẩm thì cần chuẩn bị: Màn hình Led, cổng chào, trang trí cho sân khấu
Lời kết
Với những thông tin được chia sẻ ở trên hy vọng sẽ mang đến sự hữu ích cho doanh nghiệp cho việc tìm và lựa chọn các địa điểm tổ chức hội thảo tại tphcm. Nếu bạn cần tư vấn hay thông tin về dịch vụ tổ chức hội nghị hãy liên hệ ngay với chúng tôi Riverside Palace hân hạnh được đón tiếp bạn.
TRUNG TÂM HỘI NGHỊ TIỆC CƯỚI RIVERSIDE PALACE
Địa Chỉ: 360D Bến Vân Đồn, Quận 4, TP. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 0933 777 827;0933 777 838
Fax: (848) 6256 9999