Hội nghị là cuộc họp mặt với quy mô lớn và mang tính trang trọng. Thường được bàn luận, họp mặt, trao đổi các chủ đề cụ thể trong lĩnh vực, các công việc tầm cỡ, báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh hoặc các định hướng phát triển trong tương lai.
Tổ chức hội nghị là gì? Đây là hoạt động không thể thiếu ở bất kỳ một doanh nghiệp nào. Cũng là sự kiện vô cùng phổ biến phục vụ nhiều mục đích khác nhau trong hoạt động kinh doanh. Tổ chức hội nghị thành công sẽ giúp nâng tầm hình ảnh và mang về vô số lợi ích cho doanh nghiệp của bạn. Mặc dù nhu cầu tổ chức hội nghị ngày một nhiều hơn nhưng có không ít các doanh nghiệp vẫn còn rất mơ hồ trong quy trình tổ chức và vận hành. Bài viết hôm nay sẽ gợi ý đến bạn một quy trình chuẩn chỉnh cho buổi hội nghị thành công.
Nhu cầu tổ chức hội nghị ngày một phổ biến
1. Xác định chủ đề
Đây là bước đầu tiên vô cùng quan trọng trong khâu tổ chức hội nghị, giúp định hướng được chính xác mục đích mà sự kiện hướng đến. Các chủ đề phổ biến trong các hội nghị công ty như: Tri ân khách hàng; ra mắt sản phẩm; lễ trao giải hay hội nghị tổng kết tình hình kinh doanh. Mỗi mục đích sẽ được triển khai cùng chủ đề phù hợp khác nhau. Nếu không xác định được rõ ràng mục đích và chủ đề của hội nghị sẽ rất khó thực thi chi tiết vì không có căn cứ và định hướng cho bước lập kế hoạch tiếp theo. Bạn nên tự trả lời cho các câu hỏi như:
- Tổ chức hội nghị để làm gì?
- Hội nghị diễn ra nhằm đạt được mục đích gì?
- Chủ đề nào là phù hợp?
- Nội dung truyền tải là gì?
Xác định mục đích và chủ đề hội nghị là vô cùng quan trọng
2. Lập kế hoạch
Sau khi đã xác định rõ ràng được chủ đề và mục đích buổi hội nghị hướng đến, thì bước lập kế hoạch sẽ là lúc bạn chi tiết hoá lên mọi thứ để có cái nhìn tổng quan nhất cho buổi hội nghị. Đây là công việc vô cùng quan trọng, mọi khâu chuẩn bị và triển khai cần được cụ thể hết mức để công tác tổ chức vận hành về sau càng dễ dàng và trơn tru hơn.
Bảng kế hoạch tổ chức hội nghị cần nêu rõ mục đích hướng đến, các mục tiêu liên quan, nội dung truyền thông, số lượng khách mời, phong cách tổ chức, đối tượng mục tiêu, ngân sách dự trù và thời gian chuẩn bị. Cần liệt kê rõ ràng, càng chi tiết càng tốt tất cả các đầu việc từ lớn đến nhỏ, phân công nhân sự phụ trách, nên phân chia các công việc cần giải quyết theo giai đoạn sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm soát và điều chỉnh kịp thời.
Kế hoạch chi tiết cho hội nghị thành công
3. Chọn địa điểm phù hợp
Một công tác chuẩn bị chu toàn và tỉ mỉ sẽ được triển khai thực tế một cách thành công khi lựa chọn địa điểm phù hợp. Đây cũng chính là nơi mà mọi ý tưởng cùng quy trình chi tiết trên mặt giấy được hiện thực hoá. Một địa điểm tổ chức hội nghị hoàn hảo sẽ góp phần thể hiện sự chuyên nghiệp, hình ảnh uy tín và ghi điểm ấn tượng đối với khách mời tham dự.
Lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị phù hợp cho sự kiện diễn ra thành công buộc bạn phải cân nhắc qua nhiều yếu tố:
- Địa điểm tổ chức nên nằm tại trung tâm thành phố, hoặc nơi thuận tiện di chuyển về từ nhiều nơi, chú ý mật độ giao thông xung quanh khu vực đó. Đảm bảo các khách mời không gặp khó khăn trong quá trình đi đến tham dự.
- Lựa chọn đơn vị trung tâm hội nghị uy tín, chất lượng và có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực để mọi công tác tổ chức được diễn ra chu toàn, suôn sẻ nhất.
- Không gian tại diễn ra hội nghị hết sức quan trọng. Ưu tiên lựa chọn các không gian thoáng, rộng rãi, bố trí phù hợp với phong cách và chủ đề mà hội nghị hướng đến.
- Các trang thiết bị phục vụ như màn hình LED, máy chiếu, ánh sáng, micro,… phải hiện đại, đảm bảo không mắc các lỗi kỹ thuật để chắc chắn không làm gián đoạn trong lúc hội nghị được diễn ra, giúp truyền tải nội dung liền mạch, mang đến chất lượng tốt nhất.
Thấu hiểu được các yếu tố trên, trung tâm hội nghị Gala Center chính là địa điểm lý tưởng diễn ra các buổi hội nghị thành công. Tọa lạc tại vị trí đắc địa trung tâm quận Tân Bình – 415 Hoàng Văn Thụ, trục đường chính thuận lợi di chuyển với mật độ giao thông vừa phải ở mọi thời điểm trong ngày. Sở hữu vị trí đắc giá khiến Gala Center luôn thu hút được sự quan tâm của khách hàng.
Ngôi sao sáng Gala Center nổi bật trên trục đường trung tâm
Gala Center là đơn vị uy tín lâu năm trong nghề, luôn nằm trong sự lựa chọn ưu tiên của nhiều khách hàng khi có nhu cầu tổ chức hội nghị. Đến với Gala Center mọi khâu chuẩn bị đều được triển khai chu toàn bởi đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm, cùng thái độ tận tâm, sẵn sàng lắng nghe mọi yêu cầu từ bạn để có cách tổ chức tối ưu nhất.
Bên cạnh đó, không gian sang trọng và đẳng cấp tại Gala Center vô cùng ấn tượng với hệ thống sảnh hội nghị rộng lớn, sức chứa lên đến 1400 khách mời, kiến trúc xây dựng trần cao 6m cùng trang thiết bị âm thanh, ánh sáng hiện đại, cao cấp. Bố trí bàn ghế cùng bàn hội nghị linh hoạt, đội ngũ tại Gala Center luôn hỗ trợ mọi chủ đề và yêu cầu bày trí của bạn để đáp ứng tốt nhất mọi phong cách hội nghị hướng đến.
Không gian hội nghị sang trọng và đẳng cấp tại Gala Center
4. Quảng bá hội nghị
Xác định đối tượng tham dự mục tiêu chính xác và truyền thông tập trung cho tệp đối tượng này khiến thông tin buổi hội nghị có mặt được đông đủ, tương ứng với quy mô và số lượng được đề ra trong kế hoạch. Cần cân nhắc thời điểm truyền thông hội nghị hợp lý để khách mời có thời gian tìm hiểu thông tin và quyết định tham dự. Nội dung quảng bá hội nghị cần được trình bày rõ ràng, chỉn chu, thể hiện được giá trị mang đến cho khách mời khi dành thời gian tham gia buổi hội nghị.
5. Chu toàn các hạng mục chính
Tổ chức hội nghị là quy trình bao gồm rất nhiều các hạng mục công việc khác nhau. Trong quá trình lập kế hoạch không tránh khỏi những thiếu sót mà bạn không ngờ đến. Vì thế hãy luôn kiểm tra kỹ lưỡng từng hạng mục chính, xem xét có thiếu sót khâu nào hay không? Sau đó đi vào các chi tiết nhỏ xem đã chỉn chu và đầy đủ hay chưa?
Hãy thường xuyên kiểm tra và rà soát kỹ lưỡng ở mỗi giai đoạn để tránh bị quá tải và có điều chỉnh kịp thời nếu có trục trặc xảy ra. Chỉn chu và chi tiết bao nhiêu, hội nghị sẽ diễn ra trơn tru bấy nhiêu. Lúc đó sự kiện sẽ diễn ra thành công tốt đẹp.
Bài viết đã mang đến cho bạn những thông tin tổng quát về tổ chức hội nghị là gì? và gợi ý quy trình tổ chức hội nghị thành công. Nếu đang có nhu cầu tổ chức các sự kiện trọng đại cho doanh nghiệp mình, nhưng vẫn còn bối rối trong lựa chọn địa điểm hay tìm kiếm đội ngũ chuyên nghiệp giúp chu toàn các hạng mục công việc. Gala Center chính là lựa chọn hoàn hảo, liên hệ ngay với Gala Center để sớm chuẩn bị tươm tất cho hội nghị thành công bạn nhé!
>> Tìm hiểu thêm: Những điều cần biết khi lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị