Hội nghị khách hàng là một trong những hình thức sự kiện phổ biến được nhiều doanh nghiệp/công ty tổ chức. Buổi sự kiện sẽ là nơi quy tụ những khách mời, những chuyên gia, hay các đối tác khách hàng. Mục đích nhằm họp lại và bàn luận chi tiết về một vấn đề cụ thể. Vì vậy trong quá trình chuẩn bị thực hiện doanh nghiệp luôn được chú trọng và đảm bảo tính chất lượng cao. Mặc dù việc mắc sai lầm là khó tránh khỏi nhưng nên hạn chế đến mức tối thiểu. Sau đây sẽ là một số lỗi thường gặp khi tổ chức hội nghị và hội thảo, mời bạn cùng tìm hiểu và lập ra kế hoạch tốt nhất.
Cố tiết kiệm chi phí tổ chức hội nghị
Đảm bảo ngân sách tổ chức hội nghị khách hàng là việc vô cùng quan trọng. Thực tế chung cho thấy, doanh nghiệp nào mà không mong muốn chi phí bỏ ra tổ chức hội nghị là hạn chế tối thiểu nhất, tiết kiệm nhằm duy trì tốt các hoạt động khác trong đơn vị.
Cố tiết kiệm chi phí tổ chức hội nghị
Chính vì mặt tâm lý này đã khiến cho chất lượng của một số sự kiện bị giảm sút nghiêm trọng vì doanh nghiệp cố gắng tiết kiệm ngân sách. Đây là sai lầm lớn khi bắt đầu tổ chức hội nghị phổ biến và thường thấy nhất hiện nay.
Tiết kiệm là cần thiết, tuy nhiên việc bạn biết tiết kiệm thế nào và ra sao cũng là điều quan trọng. Tiết kiệm không có nghĩa là keo kiệt, không chi những thứ đáng ra bạn phải chi. Doanh nghiệp nên có kế hoạch đặt ra một hạn mức chi tiêu cụ thể.
Nếu bạn có ý định cắt bớt một số khi tổ chức sự kiện, ưu tiên việc chọn gói dịch vụ trọn gói rẻ hơn tại các nhà hàng chuyên môn, uy tín trong việc tổ chức hội nghị. Nên đặt ưu tiên vấn đề chất lượng thực tế của hội nghị làm lên hàng đầu.
Điều này nhằm đảm bảo mục tiêu của sự kiện được thực thi hoàn thiện và gây ấn tương tốt cho khách hàng của doanh nghiệp/công ty.
>> Tham khảo: Tổ chức sự kiện đẳng cấp của nhà hàng Metropole
Kịch bản không có yếu tố Key moment ấn tượng
Key moment dịch nghĩa ra là tiết mục, khoảnh khắc, hay điểm nhấn ấn tượng. Đây là yếu tố cần thiết cho các buổi hội nghị nói chung và tổ chức hội nghị khách hàng nói riêng.
Kịch bản không có yếu tố Key moment ấn tượng
Tuy nhiên, không phải bất kỳ công ty nào nào cũng biết mà nắm bắt được vấn đề này. Việc thiếu đi các key moment độc đáo, thú vị trở thành sai lầm khi tổ chức hội nghị.
Nguyên nhân là từ việc các doanh nghiệp họ chưa biết cách xây dựng kịch bản chương trình thật logic, thiếu đi tính cao trào và không được tạo điểm nhấn quan trọng.
Lỗi này khiến cho hội nghị không phát huy được tối đa hiệu quả trên thực tế, cũng như không đáp ứng được mục tiêu và định hướng ban đầu mà doanh nghiệp đề ra.
Không đưa lên kịch bản giao tiếp cho từng đối tượng khách hàng
Sai sót phải kể đến là khi bắt đầu ban tổ chức hội nghị không phổ biến nội dung, khách hàng tham dự không nắm bắt được diễn biến, kịch bản giao tiếp trong tổng thể buổi sự kiện.
Điều này gây ra những khó khăn nhất định:
- Thứ nhất: khách hàng không có sự chủ động chuẩn bị được màn phát biểu, nêu ý kiến của mình.
- Thứ hai: khách hàng khó nắm bắt theo dõi tổng thể diễn biến hội nghị cụ thể ra sao.
- Thứ ba: gây bất tiện cho quan khách không linh hoạt được thời gian tham dự hội nghị…
>> Xem thêm: Các bước tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất
Thuê PG thiếu kinh nghiệm là sai lầm khi tổ chức hội nghị
Nhân sự luôn là một trong những yếu tố quan trọng trong tổ chức sự kiện, trong đó có đội ngũ PG. Thế nhưng khá nhiều doanh nghiệp hiện nay không thực sự chú ý đến điều này. Dẫn tới chất lượng của đội ngũ PG không tốt gây hậu quả dẫn đến những sai lầm khi tổ chức hội nghị.
Thuê PG thiếu kinh nghiệm là sai lầm khi tổ chức hội nghị
Mặc dù họ không phải là những nhân tố chủ chốt nhưng PG góp phần không nhỏ trong sự thành công của chương trình. Họ là những gương mặt đại diện cho doanh nghiệp/công ty tiếp đón và tạo thiện cảm với khách hàng.
Đồng thời, việc chuẩn bị một team PG có năng lực, kinh nghiệm dày dặn cũng sẽ hỗ trợ hiệu quả cho quá trình tổ chức sự kiện được linh hoạt và ổn định hơn.
Trên đây là tổng hợp một số sai lầm khi tổ chức hội nghị khách hàng thường gặp hiện nay. Mong rằng quý khách có thể tham khảo những thông tin được đưa ra để tránh lặp phải những sai lầm tương tự.