Tổ chức sự kiện ngoài trời thường đối diện với rủi ro khách quan về thời tiết, địa điểm tổ chức sự kiện,…. Vậy làm thế nào để khắc phục và quản lý những tình huống dự kiến có thể xảy ra? Hãy tham khảo những chia sẻ của trung tâm hội nghị – nhà hàng tiệc cưới TPHCM Riverside Palace thông qua bài viết dưới đây.
Sau đây là một số hạng mục bạn cần chuẩn bị khi có dự định tổ chức sự kiện ngoài trời:
Thiết lập ngân sách và hoạch định kinh phí
Tổ chức sự kiện vào mùa mưa sẽ có nhiều khoản phát sinh cần chuẩn bị, do đó chi phí dự kiến sẽ cao hơn so với những sự kiện tổ chức mùa hè. Một trong những hạng mục cần chuẩn bị trong quá trình set up, chuẩn bị tại địa điểm tổ chức đó là bạt, lều,…
Để hoạch định kinh phí sát với chi phí thực tế, bạn nên tiến hành khảo sát giá ở một số nơi trước khi bắt tay vào thiếp lập chi phí dự trù để đảm bảo tổng số tiền tổ chức cho sự kiện nằm trong mức cho phép của ngân sách đề ra.
Thông qua việc dự trù, tính toán chi phí trước khi đặt các dịch vụ, bạn sẽ biết cắt giảm hạng mục nào không quá quan trọng để tiết kiệm chi phí cho ngân sách.
Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Nếu sự kiện bạn thiên về hoạt động giải trí với quy mô người tham gia lớn thì việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện là yếu tố quan trọng cần thực hiện đầu tiên. Việc tiến hành chọn lựa địa điểm nên đảm bảo sự kiện có thể diễn ra suôn sẻ, xuyên suốt chương trình.
Khi tiến hành khảo sát và chọn thuê địa điểm, bạn nên chọn những địa điểm như nhà thi đấu (nếu trời mưa vẫn có phương án dự phòng dời vào sân trong), hoặc những nhà hàng tiệc cưới có mái che linh hoạt. Tuy nhiên, để vận chuyển và set up nhiều nơi sẽ tốn kém nhiều chi phí cho nhiều vật dụng liên quan.
Điều quan trọng hơn khi lựa chọn địa điểm, đó là không chọn mặt bằng làm bằng cỏ, nền đất không lát xi măng, bởi vì chúng sẽ biến thành bùn lầy khi có mưa lớn đổ xuống. Đặc biệt là ở thành phố Hồ Chí Mình thì bạn lại càng không nên lựa chọn. Những địa điểm không khả quan như tại hồ bơi, sân vận động sẽ không thích hợp trong lúc này.
>>> Xem thêm: Kinh nghiệm lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện thành công
Chuẩn bị phương án dự phòng
Chuẩn bị lêu, nhà bạt và phương tiện che chắn là những vật hữu dụng cần dự phòng lúc này để đối phó với điều kiện thời tiết xấu. Kích thước có thể thay đổi tùy vào quy mô của sự kiện.
Đối với những buổi khánh thành, khởi công, động thổ có tính chất diễn ra ngoài trời thì bạn nên ưu tiên sử dụng các loại nhà, lều có chất liệu kiên cố nhưng cũng đáp ứng được tính thẩm mỹ cho người nhìn. Nếu không gian tổ chức lớn, hãy sử dụng các bạt phụ để hỗ trợ.
Phương án dành cho các gian hàng triển lãm hoặc giới thiệu sản phẩm có thể là chọn dạng lều xếp kích thước khoảng từ 2.5m2 đến 3.5m2, ưu tiên rạp dễ tháo lắp thi công, diện tích chiếm dụng ít, hoặc gian hàng bằng bạt.
Cách phòng chống tiếng ồn
Dù địa điểm tổ chức có thể nằm xa khu vực dân cư, nhưng tiếng ồn của mưa rơi trên bạt cũng là một trong những rủi ro bạn phải đối mặt. Do đó, để tránh bị phân tán hoạt động âm thanh của sự kiện, bạn nên bố trí không gian và hệ thống nghe nhìn sao cho thích hợp nhất.
Chuẩn bị ô dù cầm tay
Cuối cùng, chuẩn bị và mang bên mình một vài chiếc ô cho ê kíp của mình phòng khi mưa đổ xuống. Bên cạnh đó, thuận tiện cho các PG sẽ đưa rước khách giúp người tham gia cảm thấy thoải mái hơn. Bằng cách thể hiện này, mọi người có mặt trong sự kiện cũng sẽ ấn tượng và đánh giá cao sự chu đáo của đội ngũ thực hiện.
Trên đây là những chia sẻ của nhà hàng tiệc cưới HCM Riverside Palace, hy vọng với kinh nghiệm trên bạn sẽ chọn được địa điểm tổ chức sự kiện và có những phương án quản trị rủi ro phù hợp cho sự kiện của mình. Chúc bạn thành công!
>>> Xem thêm: Tổ chức sự kiện ngoài trời tại Riverside Palace