Để tổ chức một sự kiện thành công cần rất nhiều công việc cần phải làm, đây là một quá trình nỗ lực làm việc của cả một đội ngũ từ việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cho đến chọn MC, hay lên kịch bản chương trình,… và các vật dụng cần phải chuẩn bị cho sự kiện đó như sản phẩm, bàn ghế, hoa, quà,…tỷ tỷ những công việc khác nữa. Dưới đây là những công việc mà một sự kiện cơ bản cần phải làm. Những thông tin dưới đây sẽ giúp bạn kiểm tra kỹ lưỡng hơn khâu chuẩn bị và góp phần tổ chức một sự kiện thành công.
A. Địa điểm tổ chức sự kiện
Bạn cần kiểm tra các hạng mục sau:
• Kiểm tra sức chứa dựa trên ước tính số lượng người tham gia
• Kiểm tra nguồn điện tải cho toàn bộ sự kiện (An toàn hay quá tải)
• Kiểm tra hệ thống phòng chống cháy nổ
• Mức độ an ninh
• Bàn ghế
• Sức chứa của bãi gửi xe
• Kiểm tra nhà vệ sinh
• Kiểm tra xem có trung tâm y tế gần nhất (đối với những sự kiện lớn).
Bạn cần chú ý là phải ý hợp đồng để thuê địa điểm tổ chức sự kiện để đảm bảo sự kiện được diễn ra đúng tiến độ.
B. Nguồn nhân lực
1.Nhân sự lắp đặt setup
• Công nhân lắp đặt hệ thống nhà bạt, dù che, bàn ghế…
• Kỷ thuật lắp đặt setup hệ thống âm thanh ánh sáng, sân khấu
• Nhân sự lắp đặt máy chiếu
2.Thuyết trình
• Xác định người thuyết trình chính
• Bao nhiêu người đi thuyết trình
3.Nhân sự trong chương trình
• MC dẫn chương trình
• Ca sĩ
• Diễn viên
• Người mẫu
• PG Hướng dẫn, chào mừng khách mời
• Tiếp tân tại cổng: Bàn đón khách, cài hoa áo cho khách mời
4.Báo chí, các cơ quan truyền thông
• Mời đại diện báo chí
• Đại diện của đài truyền hình
• Phóng viên báo chí
• Phóng viên đài truyền hình
5.Quay phim, chụp hình
• Người quay phim, chụp hình
• Người chuẩn bị trình chiếu trước, trong và sau sự kiện
• Người xử lý các tình huống phát sinh
C. Chuẩn bị tài liệu cho sự kiện
C. Chuẩn bị về tài liệu
• Kịch bản chương trình
• Nội dung bài diễn văn (bài tuyết trình)
• Tài liệu cho khách tham dự
• Thư mời, thư cám ơn cho các đơn vị tài trợ, khách mời, cơ quan báo chí,…
• Các hình ảnh chiếu trước sự kiện, trong sự kiện: nhạc, video, file PowerPoint,…
D.Chuẩn bị về cơ sở vật chất
1.Bối cảnh sự kiện
• Nhà bạt, nhà lều
• Cổng hơi, cổng bong bóng
• Bàn ghế
• Dù che
• Âm thanh ánh sáng
• Hệ thống sân khấu
• Thảm trải lối
• Hàng rào Inox
• Máy chiếu
• Màn hình LCD
• Micro dự phòng
• Ánh sáng toàn khu vực
2.Trang trí
• Hoa trang trí tại địa điểm tổ chức sự kiện
• Hoa cài cáo cho khách mời
• Lẵng hoa tặng cho khách mời, đại biểu
• Thẻ đeo của ban tổ chức, thẻ cho khách mời
• Trang trí backdrop
• Bangron, banner (Chào mừng, giới thiệu chương trình, thành phần tham dự)
• Biển hướng dẫn sơ đồ xung quanh địa điểm
• Trang trí bàn tiếp tân
• Sắp xếp sơ đồ bàn ghế trong hội trường (Nếu có)
3.Quà tặng chương trình nếu có
4.Xin giấy phép để tổ chức sự kiện