Hiện nay, hội thảo được xem là sự kiện được tổ chức phổ biến nhất tại các trung tâm hội nghị trên khắp cả nước, đặc biệt là ở những thành phố lớn như Hồ Chí Minh. Tổ chức hội thảo đòi hỏi cần có sự chuẩn bị nhiều hạng mục một cách trang trọng và tỉ mỉ hơn những sự kiện khác. Hãy cùng đọc bài viết dưới đây để hiểu thêm về các bước tổ chức hội thảo chuyên nghiệm nhé!
Xác định hình thức hội thảo
Quy trình các bước tổ chức hội thảo chuyên nghiệp tại trung tâm hội nghị
Tuỳ vào mục đích của sự kiện mà hội thảo thường có các hình thức sau đây:
Hội thảo khoa học: là những hội thảo được tổ chức với mục đích thảo luận hoặc công bố kết quả nghiên cứu khoa học từ các cá nhân hay tổ chức nào đó.
Workshop: Đây là hình thức vô cùng phổ biến với những sự kiện nhằm chia sẻ các kiến thức chuyên ngành về bất kỳ một lĩnh vực nào đó. Người tham gia với chủ đích là học hỏi thêm nhiều kiến thức và kinh nghiệm từ diễn giả.
Tập huấn: Hình thức này thường có quy mô lớn hơn và được tổ chức trong nội bộ công ty hay một tổ chức nào đó nhằm đào tạo, nâng cao kiến thức cho nhân viên
Bạn cần xác định hình thức hội thảo rõ ràng vì đây là cơ sở để xây dựng nội dung cũng như lên kế hoạch tổ chức được chính xác hơn.
Lên kế hoạch tổ chức sơ bộ
Sau khi đã nắm được hình thức của hội thảo, bạn sẽ xác định và lên kế hoạch với các yếu tố sau đây:
- Mục đích của buổi hội thảo
- Nội dung chính được chia sẻ
- Lên danh sách khách mời
- Địa điểm, thời gian tổ chức cụ thể
- Thời gian chi tiết cho từng hoạt động
- Yêu cầu trang phục hay trang bị cá nhân (nếu có)
- Dự trù kinh phí cho sự kiện
- Xác định ý tưởng, chủ đề hội thảo
Bạn cần xác định rõ chủ đề phù hợp cho những nội dung được chia sẻ trong hội thảo lần này. Có như vậy, bạn mới dễ dàng suy nghĩ được tên chương trình, ý nghĩa của hội thảo và thu hút nhiều người tham dự hơn. Chủ đề sẽ thường là nơi thể hiện rõ mục đích và thông điệp của sự kiện.
Lên danh sách khách mời
Sau khi bạn đã phác thảo được toàn bộ nội dung chương trình bạn sẽ biết được đối tượng khách mời của mình là những ai và số lượng dự kiến cho chương trình là bao nhiêu. Từ đó số lượng, quy mô chương trình sẽ được rõ ràng hơn và thuận tiện cho bạn chuẩn bị những bước sau hơn.
Chọn trung tâm tổ chức hội nghị
Không gian tổ chức hội nghị phù hợp với những buổi tập khuấn
Đối với những nơi tổ chức sự kiện thông thường có lẽ sẽ khó phù hợp với những tính chất của các buổi hội thảo. Bởi vì các yêu cầu cho một buổi hội thảo chỉnh chu luôn đòi hỏi những điều kiện nhất định như không gian có phần trang nghiêm hơn, cần bố trí nhân viên phục vụ nhiều hơn, máy chiếu và chất lượng âm thanh tốt. Ngoài ra, cần phải có thiết bị ánh sáng và bàn viết nếu như tính chất buổi hội thảo đó là tập huấn cần sự ghi chép thông tin.
Xem thêm: Gợi ý địa điểm tổ chức hội thảo chuyên nghiệp
Khéo léo lựa chọn khách mời “chuyên gia”
Trong các buổi hội thảo, những chuyên gia hoặc khách mời có bài phát biểu sẽ giúp tạo sự tin tưởng, uy tín chương trình. Đồng thời, cũng sẽ giúp cho hội thảo của bạn truyền thông được dễ dàng hơn. Từ đó, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng càng được nâng cao. Tuỳ vào nội dung của buổi hội thảo mà bạn hãy mời những người nổi tiếng có sức ảnh hưởng trong lĩnh vực đó nhé!
Duyệt chương trình
Duyệt chương trình tại nơi tổ chức hội thảo nhằm đảm bảo sự thành công cho sự kiện
Đây là việc mà bất kỳ một sự kiện nào cũng phải có trước ngày diễn ra chính thức. Lợi ích của việc duyệt chương trình sẽ giúp bạn nhanh chóng chỉnh sửa các sai sót và hoàn chỉnh hơn cho ngày diễn ra chính thức. Với các diễn giả bạn có thể kiểm tra trước nội dung kịch bạn mà họ sẽ nói và thời lượng phù hợp với chương trình của bạn.
Truyền thông sự kiện
Để buổi hội thảo được diễn ra thành công và mang tính lan truyền rộng rãi hơn thì bắt buộc bạn phải có kế hoạch truyền thông trước khi sự kiện diễn ra ít nhất 1 tháng. Đặc biệt, các hoạt động truyền thông nên được đẩy mạnh vào 1 -2 tuần cuối trước khi sự kiện được diễn ra.
Qua bài viết này, chúng tôi mong rằng đã có thể giúp ít được bạn tìm hiểu các bước tổ chức hội thảo chuyên nghiệp tại các trung tâm hội nghị. Hy vọng với những thông tin này bạn sẽ chuẩn bị và tổ chức hội thảo thành công, tạo thêm nhiều giá trị kiến thức cho cộng đồng.