Mgawedding

Địa điểm đóng vai trò quan trọng tạo nên thành công cho sự kiện. Vì vậy, bạn cần cân nhắc lựa chọn địa điểm uy tín và chất lượng để tổ chức hội nghị. Nhưng giữa hàng trăm địa điểm đâu mới là lựa chọn phù hợp và lý tưởng nhất? Dưới đây sẽ là một vài kinh nghiệm khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị cho doanh nghiệp.

Kinh nghiệm lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị thành công cho doanh nghiệp

Vị trí địa lý

Địa điểm tổ chức giống như bộ mặt của sự kiện hội nghị. Vì thế hãy lưu ý về vị trí địa lý để cân nhắc lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp.

• Địa điểm tổ chức hội nghị không được quá xa trung tâm thành phố
• Gần những trung tâm thương mại để có thể thu hút được nhiều người
• Nằm ở con đường lớn, dễ dàng tìm kiếm và nhìn thấy
• Không nên lựa chọn tổ chức ở địa điểm quá nhiều con hẻm nhỏ
• Giao thông thuận lợi ít bị tắc nghẽn. Tránh tổ chức hội nghị vào những giờ cao điểm
• Có bãi giữ xe rộng rãi và thoáng mát

Tính chất của buổi hội nghị và cách sắp xếp bố cục không gian

Trước khi tiến hàng khảo sát địa điểm hội nghị, bạn cần xác định được tính chất của buổi hội nghị của mình như thế nào để có thể so sánh và đối chiếu với địa điểm xem nó có phù hợp với kế hoạch của sự kiện hội nghị hay không.

Cần xác định tính chất của sự kiện hội nghị

Bên cạnh đó bạn cũng cần xem xét những đặc điểm bên ngoài và bên trong của địa điểm tổ chức để xem có thể kết hợp những ý tưởng đã dàn dựng ban đầu hay không.

• Phong cách của địa điểm tổ chức, bố cục tổng thể
• Gam màu chủ đạo của địa điểm như thế nào
• Sức chứa của địa điểm có phù hợp với quy mô hội nghị hay không
• Xem xét cách bố trí bàn ghế có đảm bảo di chuyển thuận lợi và thoải mái không?
• Bố trí sân khấu giữa khán đài với vị trí khách mời. Các trụ cột có làm che khuất tầm nhìn của khách mời không?

Mức độ an toàn cho sự kiện hội nghị

Để đảm bảo an toàn cho mọi tình huống xấu nhất có thể xảy ra, bạn cần lường trước mức độ an toàn của địa điểm tổ chức cụ thể:

• Có lối thoát hiểm khi gặp sự cố, cách sơ tán khi có hoả hoạn
• Hệ thống báo cháy và các công cụ phòng cháy, chữa cháy
• Có gần đồn công an, bệnh viện không

Đảm bảo sự an toàn cho buổi hội nghị

Sự tiện nghi của địa điểm hội nghị

Cơ sở vật chất sẽ là yếu tố đánh giá khách quan về địa điểm tổ chức hội nghị. Khi khảo địa điểm, doanh nghị cần xem xét về các tiện nghi cần thiết như:

• Màn hình LED, thiết bị âm thanh, ánh sáng cho sự kiện hội nghị
• Hệ thống máy chiếu, màn chiếu có đầy đủ không?
• Bàn ghế, sân khấu chắc chắn, không bị lung lay
• Có dụng cụ trang trí cơ bản như nơ ghế, hoa để bàn,…
• Dụng cụ thiết bị hỗ trợ, dịch vụ nào sẽ được cung cấp miễn phí khi thuê địa điểm tổ chức?
• Hệ thống wifi, internet có đủ mạnh cho tất cả khách mời có thể sử dụng hay không?

Sự tiện nghi tại địa điểm diễn ra hội nghị

Giá thành trên thị trường

Chi phí cũng được xem là một việc cần thiết để xem xét lựa chọn địa điểm tổ chức.

Trước khi quyết định thuê địa điểm tổ chức, bạn cần nên tìm hiểu giá thành trung bình của các địa điểm. Và sau đó là tìm lọc ra những địa điểm phù hợp với buổi hội nghị cũng như là phù hợp với ngân sách đã đặt ra cho sự kiện. Bạn cần tìm hiểu về tất cả chi phí đi kèm, cụ thể là:

• Chi phí khi thuê địa điểm trong khoảng thời gian diễn ra hội nghị: Theo giờ hoặc theo ngày.
• Phí phục vụ, dịch vụ đi kèm khác như: gửi xe, nhân viên phục vụ,..
• Phí có tăng giảm vào cuối tuần, các ngày lễ hoặc trong giờ cao điểm hay không.

Trên đây là những chia sẻ về kinh nghiệm khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị cho doanh nghiệp. Hy vọng thông trên sẽ giúp doanh nghiệp có thể lựa chọn được địa điểm tổ chức phù hợp cũng như hội nghị được tổ chức thật thành công!