Mgawedding

Tổ chức sự kiện là công việc quan trọng của một thương hiệu hay một đơn vị. Việc tổ chức sự kiện tại các địa điểm tổ chức sự kiện như thế nào để mang đến thành công và gây tiếng vang lớn cho thương hiệu là một điều vô cùng cần thiết.

Người tổ chức sự kiện luôn là người đóng vai trò quan trọng nhất trong việc điều phối nhân sự, liên kết các hoạt động, chương trình và chịu trách nhiệm chính cho mọi tình huống phát sinh trong sự kiện.

Công việc tổ chức sự kiện được ví như một trò chơi ghép tranh và người tổ chức sự kiện có nhiệm vụ phải ghép hoàn chỉnh bức tranh đó. Nếu có bất kỳ khoảng trống nào chưa được ghép thì không thể hoàn thành một bức tranh hoàn hảo. Tương tự nếu một sự kiện diễn ra mà có bất kỳ lõ hỏng nào ở bất cứ hạng mục nào thì xem như sự kiện thất bại.

Do đó người làm công việc tổ chức sự kiện phải rất thận trọng trong việc chuẩn bị tổ chức sự kiện. Và những công việc đó bao gồm: lên kế hoạch tổ chức, xác định khách mời, lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, lên kịch bản chương trình, lập bảng dự trù kinh phí, điều phối chính sự kiện,…

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp

Mỗi chương trình, sự kiện khác nhau sẽ có đối tượng khách mời khác nhau vì vậy chúng ta cũng sẽ lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện khác nhau.

Với những sự kiện dành cho các doanh nhân thì lựa chọn một địa điểm tổ chức sự kiện sang trọng tại các trung tâm hội nghị lớn tại TPHCM.

Nếu đối tượng khách mời là mẹ và bé thì nên chọn địa điểm tổ chức sự kiện gần trung tâm thành phố, có bố trí khu vui chơi cho trẻ em. Môi trường nhiều cây xanh và hoa tươi.

Với những sự kiện dành cho gia đình thì vẫn có thể tổ chức ở các trung tâm lớn được bố trí khu vui chơi cho trẻ và có khu vực hút thuốc riêng để tránh ảnh hưởng đến các em nhỏ.

Với những sự kiện dành cho các bạn trẻ thì việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện vô cùng dễ dàng. Có thể tổ chức ở mọi nơi từ trong phòng đến ngoài trời. Tuy nhiên nên chọn địa điểm có không gian rộng và thoải mái.

Ngoài ra các bạn vẫn có thể tham khảo một số địa điểm tổ chức sự kiện đa chức năng như các địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM, hoặc các chuỗi nhà hàng tiệc cưới TPHCM,…Tại đây các bạn sẽ được tư vấn nhiều gói dịch vụ và được hỗ trợ tối đa về các dịch vụ đi kèm như âm thanh, ánh sáng, sân khấu, thực đơn,…

Những sai lầm dễ mắc phải khi tổ chức một sự kiện

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện không hợp lý

Nhiều người tổ chức sự kiện nhưng lại bỏ qua việc lựa chọn địa điểm cho phù hợp dẫn đến những trường hợp như địa điểm quá xa, địa chỉ không thể định vị được, môi trường xung quanh quá phức tạp, không có bãi giữ xe an toàn, không gian sự kiện quá nhỏ hoặc quá rộng, chất lượng âm thanh ánh sáng và thức ăn không đảm bảo.

Sự cố MC

Một số sự kiện sẽ có thuê MC bên ngoài đến dẫn chương trình nên nhiều trường hợp MC chạy nhiều chương trình sẽ bị nhầm kịch bản hoặc không có nhiều thời gian để xem kịch bản nên không dẫn chương trình tốt. Hoặc MC có trang phục không phù hợp với tính chất sự kiện.

Với những sự kiện có MC là nhân viên của đơn vị thì thường sẽ thiếu tự tin dẫn đến chương trình bị vấp và hông liền mạch.

Thời gian thuê sự kiện

Nhiều đơn vị tổ chức sự kiện đã “sốc” khi làm chương trình mang tính chất giao lưu cộng đồng tại các sân vận động, nhà thi đấu, câu lạc bộ… Khi đó thì hệ thống máy lạnh kém, ánh sáng chập chờn, âm thanh lúc được lúc mất, an ninh lỏng lẻo, vệ sinh không đảm bảo… Nhiều nơi lại không cho thời gian dàn dựng và chạy thử chương trình, bởi vì trong hợp đồng tiền thuê địa điểm chỉ được tính cho thời gian diễn. Muốn chạy thử chương trình, ban tổ chức phải bóp bụng trả thêm từ một nửa đến nguyên giá thuê, cho khoảng thời gian dàn dựng và diễn tập này.

Sự phối hợp giữa các bộ phận

Ngoài ra sự phối hợp không ăn ý giữa các bộ phận làm chương trình cũng là một nguyên nhân gây trục trặc. Một sân khấu không được bố trí chắc chắn thì những tiết mục diễn trên sân khấu sẽ bị ảnh hưởng. Âm thanh không chất lượng thì những phát biểu hoặc văn nghệ cũng sẽ bị ảnh hưởng nặng nề. Ánh sáng trong thiết kế sân khấu quan trọng và phải thật hoàn hảo ngay từ buổi diễn tập để ban tổ chức sắp xếp sân khấu được hoàn hảo.

Trên đây chúng ta vừa điểm qua những lưu ý khi tổ chức sự kiện cũng như tầm quan trọng của việc chọn địa điểm tổ chức sự kiện tại TPHCM. Đây sẽ là những kinh nghiệm hữu ích cho những bạn đang có kế hoạch tổ chức một sự kiện cho đơn vị mình. Ngoài những lưu ý trên đây thì khi tổ chức một sự kiện thực tế sẽ còn nhiều tình huống phát sinh bất ngờ khác nữa. Chúng ta chỉ có thể ap dụng phương pháp “Đứng trên vai người khổng lồ” – Rút kinh nghiệm từ những sai sót thất bại của người đi trước rồi từ đó hạn chế nhwungx tình huống tương tự. Mục đích cuối cùng là mong muốn mang đến sự hoàn hảo nhất trong từng công việc mình làm. Chúc các bạn may mắn và thành công.