Một trong những yếu tố quan trọng khi tổ chức hội nghị khách hàng đó chính là lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Vì hội nghị là sự kiện quan trọng do đó cần lựa chọn không gian tổ chức sao cho thật trang nhã, lịch sự vừa đảm bảo tính sang trọng và thoải mái. Trong bài viết này, trung tâm tổ chức hội nghị Metropole sẽ giúp bạn lựa chọn địa điểm cho sự kiện sao cho phù hợp nhất. Hãy cùng tham khảo nhé!
Hội nghị khách hàng là sự kiện quan trọng
Cách lựa chọn không gian tổ chức hội nghị khách hàng
Để có thể lựa chọn được địa điểm tổ chức hội nghị phù hợp nhất, có rất nhiều yếu tố mà phía doanh nghiệp cần quan tâm. Trong đó, chủ yếu nhất phải kể đến những tiêu chí như sau:
Vị trí địa điểm
Vị trí của địa điểm tổ chức chính là yếu tố quan trọng cần ưu tiên hàng đầu. Doanh nghiệp cần lựa chọn địa điểm sao cho khách mời dễ dàng tìm kiếm và di chuyển. Đó phải là trung tâm có vị trí ở mặt tiền rộng rãi, trên các tuyến đường chính, nằm ở trung tâm thành phố càng tốt. Bên cạnh đó, địa điểm này phải ít xảy ra tình trạng kẹt xe hay ngập úng khi gặp trời mưa lớn.
>> Xem thêm: Metropole – địa điểm sở hữu nhiều sảnh tiệc đa dạng phong cách nhất
Vị trí của địa điểm tổ chức chính là yếu tố quan trọng cần ưu tiên hàng đầu
Số lượng khách mời
Đây là yếu tố then chốt để doanh nghiệp có thể lựa chọn sảnh tiệc phù hợp. Số lượng khách mời sẽ quyết định nên lựa chọn không gian tổ chức lớn hay nhỏ. Theo đó, doanh nghiệp cần đảm bảo yếu tố vừa đủ, có nghĩa là số lượng khách phải tương xứng với diện tích sảnh. Tránh tình trạng khách mời ít nhưng lại tham dự trong một không gian quá rộng lớn, dẫn đến tình trạng loãng không khí, mất kết nối. Hay số lượng khách đông nhưng lại tổ chức tiệc trong không gian chật hẹp sẽ khiến không khí ngột ngạt, bức bí.
Xác định đối tượng khách mời
Bên cạnh việc xác định số lượng khách, việc nghiên cứu khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp cũng là yếu tố quan trọng cho việc lựa chọn không gian tổ chức. Ví dụ hội nghị về những sản phẩm có liên quan đến sức khỏe mẹ & bé thì khán phòng phải được trang trí ấm cúng, gần gũi. Nếu hội nghị về khoa học, công nghệ thì không gian tổ chức cần trang trọng, đẳng cấp,…
>> Xem thêm: Hội nghị cho khách hàng là gì? Quy trình tổ chức buổi lễ như thế nào?
Không gian tổ chức hội nghị sang trọng
Các hoạt động diễn ra trong hội nghị
Bên cạnh những yếu tố liên quan đến khách mời thì doanh nghiệp cần dựa vào những hoạt động sẽ diễn ra trong hội nghị để có sự lựa chọn sảnh tiệc phù hợp. Với những sự kiện có phần mô tả sản phẩm trong kịch bản chương trình thì không gian set up sân khấu cần rộng rãi, không có cột chắn che khuất tầm nhìn của khách mời. Với những hội nghị yêu cầu nhiều trong phần giao lưu thì không gian bàn ghế cần được bố trí theo hình tròn, bán nguyệt để thuận tiện cho việc đi lại, kết nối.
>> Xem thêm: 7 cách thu hút khách mới đến tham dự hội nghị, hội thảo nhiều hơn
Trung tâm hội nghị Metropole – địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng lý tưởng
Metropole là một trong những địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo nổi tiếng tại TPHCM. Với bề dày kinh nghiệm 10 năm, cùng đội ngũ quản lý chuyên nghiệp, các vị đầu bếp tay nghề cao cùng các nhân viên phục vụ linh hoạt, nhanh nhạy. Bên cạnh đó, Metropole còn được đánh giá là địa điểm sở hữu nhiều sảnh tiệc đa dạng về quy mô và phong cách. Hiện nay, Metropole có 6 sảnh tiệc bao gồm sảnh Sài Gòn, Tokyo, Paris, Shanghai, New York, Milan. Nếu khách mời của doanh nghiệp nhiều có thể chọn sảnh Sài Gòn với sức chứa khoảng 420 khách. Nếu khách mời của quý khách ít thì sảnh Milan với sức chứa khoảng 220 khách là lựa chọn phù hợp.
Metropole là một trong những địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo nổi tiếng
Ngoài ra, Metropole còn thể hiện tính đẳng cấp của mình qua các hình thức đãi tiệc phong phú như finger food, tea break, set menu, buffet, cocktail. Dựa vào tính chất sự kiện mà doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức đãi tiệc phù hợp nhất. Metropole cũng sở hữu tầng hầm đậu xe rộng rãi, nên khách mời có thể hoàn toàn yên tâm khi đến đây dự tiệc. Không những thế, Metropole còn chuyên nghiệp trong dịch vụ outside catering, chuyên phục vụ những bữa tiệc ngoài trời, góp phần mang đến một sự kiện mới mẻ, sang trọng và đáng nhớ cho doanh nghiệp.
>> Xem thêm: Các bước tổ chức hội nghị, hội thảo tiết kiệm và chuyên nghiệp nhất
Trên đây là một vài lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng. Không gian tổ chức chính là một trong những điểm mấu chốt tạo nên sự thành công cho hội nghị do đó, doanh nghiệp hãy hết sức lưu tâm để lựa chọn địa điểm phù hợp nhất nhé. Chúc doanh nghiệp sẽ tìm chọn trung tâm lý tưởng để tổ chức sự kiện thật hoành tráng.