Hội nghị khách hàng là hoạt động phổ biến và mang ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp, công ty. Do đó, việc xây dựng kế hoạch tổ chức cần được chú tâm trong từng chi tiết nhỏ. Việc dự toán kinh phí cũng là yếu tố đáng quan tâm để tổ chức một buổi tri ân khách hàng thành công nhất. Dưới đây là những yếu tố cần lưu ý khi lên ngân sách tổ chức hội nghị, hãy cùng tham khảo nhé!
Kinh phí thuê sảnh hội nghị khách hàng
Đây là chi phí lớn nhất mỗi khi tổ chức một buổi hội nghị cho khách hàng. Trước hết, doanh nghiệp cần lên danh sách khách mời để từ đó chọn sảnh tiệc có diện tích phù hợp. Tuỳ theo quy mô lớn, nhỏ của sự kiện mà chi phí thuê sẽ khác nhau. Với những hội nghị khoảng 100 khách mời, thông thường ban tổ chức sẽ không gặp nhiều khó khăn khi lựa chọn địa điểm tổ chức. Nếu doanh nghiệp có sẵn hội trường, địa điểm thì có thể tiết kiệm được kinh phí rất nhiều. Tuy nhiên, với các hội nghị có quy mô lớn hơn, thậm chí lên đến hàng nghìn người thì ban tổ chức phải thuê địa điểm bên ngoài. Hầu hết, mặt bằng của các trung tâm tổ chức sự kiện đều có thể đáp ứng những nhu cầu đãi tiệc lớn. Doanh nghiệp có thể tham khảo 2 – 3 đơn vị tổ chức và dựa trên những yêu cầu về chi phí, sức chứa, món ăn,… để có thể lựa chọn.
>> Xem thêm: Metropole – Địa điểm lý tưởng để tổ chức hội nghị cho khách hàng
Sảnh tổ chức hội nghị khách hàng của trung tâm Metropole
Chi phí thiết bị hỗ trợ
Tuỳ thuộc vào tính chất cũng như quy mô của những buổi hội nghị mà doanh nghiệp cần bố trí các thiết bị âm thanh, ánh sáng cũng như các công cụ hỗ trợ khác như loa đài, mic, màn hình Lan, máy chiếu, backdrop, standee,… cùng các phụ kiện trang trí sân khấu để tạo sự chuyên nghiệp và màu sắc sinh động cho chương trình. Có một số yếu tố đơn vị tổ chức sự kiện sẽ miễn phí, nhưng có một vài hạng mục bạn sẽ phải thuê. Do đó, hãy liệt kê những dụng cụ cần có cho buổi hội nghị, sau đó tham khảo giá rõ ràng tại nhà hàng, khách sạn tổ chức sự kiện. Bạn cần yêu cầu phía cung cấp dịch vụ cần ghi rõ những hạng mục miễn phí, những hạng mục có tính phí, cần liệt kê cụ thể giá thuê, số giờ thuê rõ ràng trong bản hợp đồng để tránh những tình huống tranh chấp có thể xảy ra sau này.
>> Xem thêm: Các bước tổ chức hội nghị cho khách hàng chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất
Hãy yêu cầu đơn vị tổ chức liệt kê cụ thể những thiết bị cho thuê
Chi phí cho hạng mục nhân sự
Trong bất kỳ sự kiện nào, yếu tố con người vẫn luôn đóng vai trò quan trọng cho tính thành công của hoạt động. Do đó, khi tổ chức hội nghị, doanh nghiệp cần tìm hiểu và lựa chọn kỹ lưỡng những bộ phận có năng lực để phân công họ những nhiệm vụ khác nhau. Những vị trí cần có cho một sự kiện hội nghị đó là ban tổ chức, ban lễ tân, ban hậu cần kỹ thuật, PG & PB,… Nếu doanh nghiệp đã có sẵn nhân sự để đảm nhận những phần trách nhiệm này thì doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, nếu nội bộ không đáp ứng đủ, buộc công ty phải thuê bên ngoài. Chi phí sẽ thay đổi theo số lượng người và yêu cầu của doanh nghiệp.
Đặc biệt những vai trò như MC và diễn giả, KOL cũng chiếm chi phí kha khá trong ngân sách tổ chức. Đây là những người đảm nhận việc dẫn dắt, điều hành trực tiếp hội nghị và tạo điểm nhấn cho sự kiện. Vì vậy, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ để thuê được những người chuyên nghiệp. Hãy cân nhắc thật kỹ khi lựa chọn cho những vị trí để số tiền mà doanh nghiệp bỏ ra phải cho kết quả sao cho thật tương xứng.
>> Xem thêm: 7 cách để thu hút khách hàng tham dự hội nghị nhiều hơn
Chi phí thuê diễn giả
Chi phí dự phòng cho hội nghị
Bên cạnh những chi phí cơ bản kể trên, doanh nghiệp cũng cần phải trích một khoản cho những tình huống phát sinh có thể xảy ra. Mặc dù đã được tính toán kỹ lưỡng nhất nhưng trong quá trình tổ chức hội nghị khó có thể tránh khỏi những chi phí phát sinh như chi phí bù giờ cho những trang thiết bị thuê, chi phí đãi tiệc nếu lượng khách mời đông hơn dự kiến, chi phí overtime của nhân công phục vụ chương trình dài hơn dự kiến,… Do đó, khi dự trù ngân sách đừng tính toán quá sát sao mà hãy nên dành thêm một khoản kinh phí phát sinh để kịp thời xử lý khi có những sự cố bất ngờ xảy ra. Chắc chắn tình huống phát sinh sẽ không ai muốn xảy ra, nhưng nếu có sự chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng thì sẽ giúp ban tổ chức không bị bối rối, thể hiện sự đẳng cấp, chuyên nghiệp của doanh nghiệp, đồng thời giúp cho buổi hội nghị được diễn ra trơn tru, suôn sẻ và thành công.
Cần lập ra chi phí dự phòng cho hội nghị khách hàng
Để tổ chức một buổi hội nghị diễn ra tốt đẹp, điều cần thiết mà doanh nghiệp cần làm đó là lên kế hoạch chi tiết cho toàn bộ chương trình, Đặc biệt là cần phải lập bảng dự trù kinh phí rõ ràng, cụ thể để có những chuẩn bị tốt nhất. Mong rằng bài viết trên đã giúp doanh nghiệp có được những định hướng cụ thể để việc lập ngân sách tổ chức hội nghị khách hàng được thực hiện dễ dàng.