Các tiêu chí để lựa chọn trung tâm hội nghị phù hợp

Trung tâm hội nghị là nơi tổ chức các chương trình sự kiện chuyên nghiệp nhằm nâng cao tầm cỡ của tổ chức, doanh nghiệp. Điều đó đồng nghĩa với việc địa điểm mà bạn lựa chọn để tổ chức sự kiện phải đáp ứng được những tiêu chí mà bạn đưa ra nhằm tránh khói những rủi ro không đáng có để sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp. Dưới đây là một số tiêu chí quan trọng mà chúng tôi đề xuất cho bạn để kiểm tra trước khi thuê địa điểm tổ chức.

Vị trí và giao thông

Bạn cần lên danh sách khách mời và xem vị trí làm việc, nhà ở của khách mời ở đâu để có thể khoanh vùng địa điểm thuê tổ chức hội nghị sao cho hợp lý. Với tình hình giao thông tại Việt Nam khá phức tạp, thường xuyên gặp tình trạng kẹt xe thì bạn nên cân nhắc việc tổ chức hội nghị gần các tuyến đường rộng lớn, ít ùn tắc giao thông và có bãi giữ xe rộng rãi.

Trung tâm tổ chức Hội nghị Riverside Palace

Trung tâm tổ chức Hội nghị – Riverside Palace

Việc xác định vị trí tổ chức hội nghị sớm sẽ giúp cho khách mời có thể sắp xếp được phương tiện đi lại để có thể tới dự hội nghị đúng giờ và hội nghị sẽ được diễn ra theo đúng tiến độ.

Trang thiết bị

Để buổi hội nghị diễn ra sang trọng và rực rỡ hơn thì yếu tố trang thiết bị là quan trọng nhất. Do đó bạn cần phải khảo sát và kiểm tra kỹ càng nếu có gì trục trặc hoặc cần hỗ trợ còn được xử lý kịp thời.

Một số trang thiết bị cần phải có của buổi hội nghị:

  • Màn hình LED

  • Hệ thống ánh sáng

  • Hệ thống âm thanh

  • Nội thất được trang trí theo chủ đề của sự kiện

Trang thiết bị hiện đại tại Riverside Palace

Riverside Palace với trang thiết bị hiện đại

Ngày nay, địa điểm tổ chức hội nghị mọc lên như nấm, do đó việc lựa chọn vị trí, địa điểm tổ chức thôi là chưa đủ. Bạn cần phải kiểm tra lại xem độ hiện đại và tính công nghệ của hệ thống trang thiết bị của bên tổ chức có đáp ứng được cho bạn hay không.

Không gian sức chứa và số lượng khách mời

Tiếp đến, bạn cần phải xác định được lượng khách mời để chọn được sảnh tiệc có sức chứa sao cho phù hợp tránh trường hợp quá chật không thoải mái hay quá lớn gây cảm giác trống trải mà còn tốn kém, hao phí.

Đối với các hội nghị cao cấp có quy mô lớn bạn nên lựa chọn những trung tâm tổ chức hội nghị sang trọng, đẳng cấp để có thể đáp ứng được mọi tiêu chí của hội nghị đó. Hiện nay, đã có một số trung tâm tổ chức hội nghị cao cấp với thiết kế sang trọng đáp ứng được những yêu cầu của một hội nghị cao cấp từ quy mô nhỏ đến quy mô lớn. Chẳng hạn như Riverside Palace có tới 7 sảnh được thiết kế theo từng phong cách riêng với diện tích khác nhau rất đáng để bạn có thể tham khảo và lựa chọn.

Không gian tổ chức sự kiện tại Riverside Palace

Không gian tổ chức sự kiện được bố trí phù hợp với lượng khách mời

Ẩm thực

Để gây ấn tượng cho khách mời khi đến trung tâm hội nghị thì ngoài màu sắc chủ đạo của sự kiện thì còn phải kể đến ẩm thực nữa. Bởi chỉ có ẩm thực mới làm khách mời ấn tượng và lưu luyến cho đến giây phú cuối cùng của bữa tiệc.Nếu bạn muốn buổi tổ chức hội nghị đó chiêu đãi quan khách theo phong cách phương Tây thì bạn nên lên danh sách những nhà hàng có đội ngũ đầu bếp chuyên chế biến món Âu và có feedback tốt từ khách hàng đã sử dụng dịch vụ trước đó.

Ẩm thực đẹp mắt và ngon miệng đến từ Riverside Palace

Ẩm thực đẹp mắt và ngon miệng đến từ Riverside Palace

Phục vụ và An ninh

Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp sẽ góp phần làm nên một buổi sự kiện thành công và giúp bạn kiểm soát được những rủi ro hay sự cố ngoài ý muốn. Ngoài ra, bạn cũng cần chú trọng về vấn đề an ninh để buổi sự kiến được diễn ra suôn sẻ và an toàn. Bạn nên chọn những địa điểm tổ chức sự kiện hội nghị được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện chữa cháy và bắt buộc phải có lỗi thoát hiểm.

Lời kết

Vừa rồi là một số tiêu chí sẽ giúp quá trình lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị của bạn một cách dễ dàng. Dưới đây là một số trung tâm tổ chức hội nghị mà bạn có thể tham khảo: