Kinh nghiệm tổ chức sự kiện hội thảo của đơn vị tổ chức được xem là một trong những yếu tố quan trọng, đảm bảo buổi hội thảo được diễn ra thành công và suôn sẻ. Riverside Palace – địa điểm tổ chức hội thảo tại tphcm sang trọng và uy tín với kinh nghiệm dày dặn khi đã tổ chức hàng trăm sự kiện hội nghị, hội thảo có quy mô từ nhỏ cho đến lớn. Chính vì vậy mà Riverside đã được rất nhiều doanh nghiệp tín nhiệm. Hãy cùng tìm hiểu các bước tổ chức hội thảo của Riverside vào thời điểm hiện tại qua bài viết này nhé!

Một số hình thức tổ chức hội thảo phổ biến hiện nay

Hội thảo du học

Đây là một buổi sự kiện hội thảo được tổ chức với mục đích chính là giải đáp mọi thắc mắc, băn khoăn cho người tham dự. Đối tượng tham dự sự kiện này chủ yếu là học sinh, sinh viên và các bậc phụ huynh và những câu được đặt ra thường xoay quanh vấn đề du học như trường học, học bổng hay chương trình đào tạo, văn hóa, cuộc sống tại môi trường đó. Hầu hết, các sự kiện hội thảo du học đều được tổ chức bởi những công ty chuyên về du học với mục đích tìm kiếm khách hàng cũng như quảng bá dịch vụ của mình.

Hội thảo chuyên đề – chuyên môn

Hội thảo chuyên đề – chuyên môn chỉ xoay quanh một chủ đề chính và thông thường thì sẽ chỉ có một diễn giả duy nhất với kiến thức chuyên sâu. Nội dung của buổi thảo luận trong hội thảo chuyên đề – chuyên môn sẽ liên quan đến thực tiễn công việc hay cơ sở lý luận cho các hoạt động kinh doanh. Thông thường, mô hình hội thảo này chọn các địa điểm tổ chức hội thảo tại tphcm có không gian sức chứa rộng lớn như nhà hàng khách sạn hay các trung tâm hội nghị.

Riverside Palace với khả năng đáp ứng đầy đủ mọi mô hình hội thảo

Riverside Palace với khả năng đáp ứng đầy đủ mọi mô hình hội thảo

Hội thảo khoa học

Sự kiện hội thảo này hội tụ rất nhiều các chuyên gia, diễn giả có trình độ chuyên môn cao để thảo luận các vấn đề chuyên môn cũng như công bố kết quả những nghiên cứu khoa học của các tổ chức hay cá nhân. Một số ví dụ điển hình như Hội thảo khoa học quốc gia với chủ đề “Nâng cao đạo đức cách mạng, quét sạch chủ nghĩa cá nhân theo tư tưởng, đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh”, Hội thảo khoa học “Khởi động chương trình nghiên cứu phát triển địa phương năm 2022”,…

Các bước tổ chức sự kiện hội thảo chi tiết

1. Xác định chủ đề hội thảo

Chủ đề được coi là linh hồn của buổi sự kiện hội thảo bởi nó là cơ sở để xây dựng nội dung và các hoạt động diễn ra trong sự kiện nhằm truyền tải một thông điệp mà đơn vị tổ chức mong muốn gửi đến khách tham dự. Vì thế, bước đầu tiên để tổ chức sự kiện hội thảo một cách chuyên nghiệp đó chính là xác định được chủ đề và để làm tốt bước này bạn cần phải tìm hiểu kỹ càng tính chất, quy mô, đối tượng khách hàng tham dự để đưa ra ý tưởng mới mẻ, độc đáo nhằm xây một dựng kịch bản ấn tượng cho khách mời.

2. Lên kế hoạch tổ chức

Một bản kế hoạch đầy đủ sẽ giúp việc tổ chức được dễ dàng hơn và thông thường bản kế hoạch chi tiết sẽ bao gồm những nội dung sau đây:

  • Xác định mục đích, mục tiêu cần đạt được trong buổi hội thảo

  • Xây dựng nội dung 

  • Xác định địa điểm tổ chức hội thảo tại tphcm

  • Lập danh sách khách mời

  • Xác định ngân sách để tính toán chi phí dự trù cho việc tổ chức

Bản kế hoạch được xây dựng càng cẩn thận, kỹ lưỡng và chi tiết sẽ tỷ lệ thuận với mức độ thành công của hội thảo.

3. Chuẩn bị tổ chức hội thảo

Khâu chuẩn bị là bước chính trong quy trình tổ chức một sự kiện hội thảo vì chỉ cần một sơ xuất nhỏ trong việc chuẩn bị cũng sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến quá trình tổ chức sự kiện. Công tác chuẩn bị bao gồm:

  • Truyền thông, quảng cáo về sự kiện

  • Xác định thời gian tổ chức

  • Kiểm tra cẩn thận trang thiết bị đáp ứng đầy đủ nhu cầu sự kiện

  • Phát thư mời

  • Chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cho nội dung buổi hội thảo

  • Trưng bày những sản phẩm của cơ quan, doanh nghiệp nhằm giới thiệu và quảng bá thương hiệu

Sự kiện hội thảo tại Riverside Palace

Sự kiện hội thảo tại Riverside Palace

4. Tổ chức hội thảo

Sau khi đã hoàn tất công tác chuẩn bị thì việc tiếp theo chính là tổ chức sự kiện hội thảo. Trong bước này bạn hãy để đơn vị tổ chức đảm nhận.

  • Đón tiếp khách mời

  • Điều phối sự kiện theo đúng kịch bản

  • Xử lý các vấn đề phát sinh ngoài ý muốn

Riverside Palace - địa điểm tổ chức hội thảo tại tphcm được nhiều doanh nghiệp tín nhiệm

Riverside Palace – địa điểm tổ chức hội thảo tại tphcm được nhiều doanh nghiệp tín nhiệm

5. Kết thúc chương trình

Sau khi kết thúc chương trình bạn hãy tặng quà lưu niệm cho khách mời tham dự coi như lời tri ân sâu sắc gửi đến họ và thông báo kết luận của hội thảo.

6. Đánh giá hiệu quả

Đây là bước cực kỳ quan trọng trong việc kết luận sự kiện có đáp ứng được mục tiêu đã đề ra hay không. Ngoài ra, đây còn là bước giúp bạn có được cái nhìn khách quan để cải thiện cho sự hội thảo lần kế tiếp.

Vừa rồi là quy trình các bước tổ chức sự kiện hội thảo chi tiết dành cho bạn. Để đảm bảo buổi hội thảo được diễn ra thành công và ấn tượng hãy lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại tphcm có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp để được hỗ trợ nhiệt tình và chu đáo tạo nên một sự kiện hội thảo hiệu quả đạt được mục tiêu đề ra. Chúc bạn có được một buổi hội thảo thật thành công nhé!