Hội nghị khách hàng được xem là hoạt động quan trọng được tổ chức hằng năm ở các doanh nghiệp, sự kiện không chỉ giúp củng cố mối quan hệ với khách hàng lâu năm mà còn giúp thu hút được những khách hàng tiềm năng cho công ty. Một sự kiện quan trọng cần được tổ chức, chuẩn bị thật chu đáo và chỉn chu. Từ bước chọn trung tâm hội nghị đến bước tiễn chào khách đều cần được làm theo một quy trình thống nhất. Hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây nhé!
Lựa chọn một trung tâm hội nghị uy tín để tổ chức hội nghị khách hàng
Các bước để tổ chức một buổi hội nghị khách hàng hoàn hảo
Xác định mục tiêu của sự kiện
Với bất kỳ sự kiện mang quy mô nhỏ hay lớn việc xác định mục tiêu của sự kiện là yếu tố quan trọng và cần thiết được thực hiện đầu tiên. Việc xác định lập nên mục đích của hội nghị khách hàng sẽ giúp bạn có một cơ sở chắc chắn để lên kế hoạch về nội dung cũng như hình thức cho phù hợp nhất, sẽ dễ dàng đề ra các nguyện vọng, mong muốn sau sự kiện và cuối cùng là giúp đánh giá hiệu quả của buổi hội nghị sau đó.
Lên danh sách khách mời
Chỉnh chu trong từng bước chuẩn bị kế hoạch để tiếp đãi khách tốt
Thống kê một danh sách đầy đủ khách hàng của doanh nghiệp sẽ tham gia buổi tiệc, cần rà soát kỹ lưỡng để không xảy ra tình trạng thiếu sót những khách cần mời. Hãy gửi thư mời cho các khách mời trước thời gian tổ chức khoảng một tuần để chắc chắn rằng khách mời có thể sắp xếp được các công việc khác để tham dự.
Thời gian tổ chức
Thời gian cần đảm bảo phù hợp, thuận tiện với phần đông các khách mời để đảm bảo sự có mặt của họ cũng như lịch trình của công ty để đảm bảo mọi thứ đã được chuẩn bị kịp thời. Thời gian tổ chức tốt nhất thường được các công ty ưu tiên chọn đó là vào các ngày cuối tuần, vào khung giờ chiều từ 14h – 16h. Đây là thời gian được xem lý tưởng để mọi người có thể sắp xếp.
Lên ý tưởng chương trình hội nghị
Ý tưởng được xem là linh hồn của sự kiện khi được diễn ra xuyên suốt trong suốt quá trình diễn ra sự kiện. Do đó, bạn cần xây dựng một kịch bản sao cho phù hợp với mục tiêu của buổi hội nghị. Kịch bản cần được viết rõ ràng và đồng thời có sự phân chia công việc thực hiện cho từng người cụ thể, thống nhất, góp phần tạo ấn tượng tốt đẹp đến khách hàng và công chúng. Bạn có thể giao việc lên ý tưởng, thiết kế kịch bản cho đơn vị tổ chức sự kiện để họ giúp bạn xây dựng 1 ý tưởng giúp chương trình mới lạ, thu hút.
Quà tặng khách hàng
Sau khi trải nghiệm với buổi hội nghị, quà tặng chính là một trong những yếu tố không thể thiếu khi kết thúc buổi hội nghị. Một món quà chính là sự chuẩn bị thể hiện sự chân thành của doanh nghiệp bạn dành cho khách hàng. Các món quà có tính ứng dụng cao sẽ là sự lựa chọn ưu tiên: bộ ly tách, số, bút, dù,… Bên cạnh đó, bạn có thể tạo dấu ấn thêm bằng cách in các logo nhận diện thương hiệu và giúp khách hàng nhớ về doanh nghiệp của mình.
Địa điểm tổ chức sự kiện
Một trung tâm hội nghị để tổ chức cần đảm bảo đạt nhiều yếu tố
Dựa vào tính chất của buổi lễ và số lượng khách mời hãy chọn một trung tâm tổ chức hội nghị với sức chứa, diện tích phù hợp. Nếu lượng khách mời quá đông, không lựa chọn một sảnh diện tích lớn sẽ dẫn điến việc khách mời cảm thấy khó chịu, không thoải mái, để lại ấn tượng không mấy tốt đẹp. Các tiêu chí có thể xem xét:
- Địa điểm có vị trí thuận lợi
- Phong cách, không gian tiệc sang trọng
- Chi phí hợp lý
- Trang thiết bị hiện đại
- Bãi đỗ xe rộng rãi, tiện lợi
- Các dịch vụ hỗ trợ đi kèm
Nếu bạn đang tìm hiếu, tìm kiếm một trung tâm hội nghị uy tín thì hãy liên hệ với Riverside – địa điểm hỗ trợ các chương trình sự kiện chuyên nghiệp tại TP HCM. Mong rằng những chia sẻ của chúng tôi ở trên sẽ giúp bạn có được những bước chuẩn bị tốt nhất cho buổi hội nghị khách hàng của bạn.