Mgawedding

Với các doanh nghiệp, công ty lớn thường sẽ tổ chức những sự kiện mang yếu tố lịch sự như hội nghị, hội thảo nhằm ra mắt sản phẩm, tổng kết cuối năm,… Những sự kiện này mang tính trang trọng nên cần lựa chọn trung tâm hội nghị phù hợp với tác phong chuyên nghiệp để tổ chức. Để có một sự kiện thành công, dưới đây là những chia sẻ cho bạn các yếu tố bắt buộc phải nắm rõ khi thuê địa điểm tổ chức.

1. Mục đích và đối tượng tham dự

Mục đích và đối tượng tham dự hội nghị

Để lựa chọn một địa điểm tổ chức cần dựa vào mục đích của sự kiện và sự kiện này dành cho những vị khách như thế nào. Xác định một mục tiêu cụ thể giúp đưa ra phương pháp và lựa chọn phù hợp, cũng như triển khai được hội nghị đúng qui chuẩn.
Bên cạnh đó, việc chọn lọc ra đối tượng tham dự và dự kiến số lượng khách mời sẽ giúp phần nào cho việc định hình quy mô sự kiện. Khi đã giới hạn được những đối tượng được mời, cần tiến hành lên danh sách khách mời cụ thể và sắp xếp sơ đồ, vị trí ngồi phù hợp. Từ đối tác, khách hàng, truyền thông – báo giới cho đến ban quản lý, hội đồng lãnh đạo công ty đều nên được xếp chỗ hợp lí và đúng lệ. Đây là yếu tố quan trọng hàng đầu giúp hội nghị được tổ chức thành công.

2. Vị trí và thời gian tổ chức

Không gian và thời gian là 2 yếu tố ảnh hưởng không ít tới sự thành công của hội nghị. Nên lên kế hoạch thời gian cụ thể, phù hợp với lịch trình cũng những vị quan khách. Và hơn hết, khi có kế hoạch rõ ràng thì việc liên lạc cho địa điểm tổ chức phần nào sẽ được thuận tiện sắp xếp hơn. Do đối tượng tham gia sự kiện đa phần là công ty, tập đoàn, doanh nghiệp khách hàng. Do đó, lựa chọn một địa điểm tổ chức ở trung tâm thành phố, vị trí di chuyển thuận lợi để người tham dự có thể tìm kiếm và di chuyển dễ dàng, nhanh chóng.

Đồng thời việc chọn một nơi tổ chức cung cấp những dịch vụ chuyên nghiệp, cung cấp đầy đủ thiết bị cần thiết sẽ giúp bạn yên tâm hơn. Ưu tiên những trung tâm có nhân viên được đào tạo có nghiệp vụ, chuyên nghiệp và dày dạn kinh nghiệm, linh hoạt xử lí những rủi ro có thể xảy ra trong lúc diễn ra hội nghị. Từ đó, sẽ tạo được thiện cảm và đánh giá tốt từ những vị khách mời.

Xem thêm: Chi tiết dịch vụ tổ chức sự kiện của Trung tâm hội nghị tiệc cưới Riverside Palace

3. Thực đơn Tea break

Tiệc Teabreak là một bữa tiệc nhỏ trước khi sự kiện bắt đầu, là cơ hội cho khách dự dễ dàng tiếp xúc với nhau, trao đổi và trò chuyện với nhau. Tuy vậy cũng không nên xem nhẹ hạng mục này nếu muốn hội nghị được diễn ra thành công. Lựa chọn menu, các món ăn phù hợp và kỹ càng cho việc chiêu đãi khách mời trong ngày diễn ra hội thảo, hội nghị. Vì teabreak được phục vụ vào đầu hoặc giữa giờ, vậy nên không nhất thiết chọn món quá sang trọng và đắt đỏ. Chỉ cần thức ăn, thức uống được bày trí ngon miệng và bắt mắt  với khách mời.

Thực đơn Tea break

Tiệc giao lưu, chiêu đãi ở hội thảo, hội nghị thường có 3 lựa chọn: menu tự chọn, tiệc Buffet hoặc tiệc trà. Ngoài ra, nên bố trí và sắp xếp bàn tiệc cũng như thời gian thuận tiện cho trải nghiệm của khách. Do vậy, khi lựa chọn trung tâm tổ chức sự kiện, cần khảo sát chất lượng các món ăn, cách phục vụ ở đó có chuyên nghiệp và phù hợp với tính chất sự kiện của mình hay không.

4. Ngân sách cho tổ chức sự kiện

Ngân sách phù hợp với lựa chọn trung tâm hội nghị

Những sự kiện quan trọng như hội nghị, hội thảo luôn cần có một khoản ngân sách lớn để dự trù và nó đóng một vai trò quan trọng trong việc lựa chọn trung tâm tổ chức phù hợp. Căn cứ vào chi phí được cấp để tính toán, cân nhắc lựa chọn nơi có dịch vụ phù hợp nhưng vẫn đảm bảo được sự kiện sẽ diễn ra được hoàn hảo. Hãy thỏa thuận để có một hợp đồng thuê phù hợp với ngân sách, cũng như nhận được những gói tiết kiệm tối đa cho sự kiện hội nghị. Bên cạnh đó, tìm kiếm nhà tài trợ hảo tâm nhằm giúp kiểm soát và cân đối ngân sách được phân bố cho các hạng mục sự kiện theo một cách hợp lý.

Với những chia sẻ trên, hy vọng sẽ giúp bạn tìm được một trung tâm hội nghị, hội thảo phù hợp. Nếu có thắc mắc về quy trình tổ chức diễn ra như thế nào, hãy liên hệ tới Riverside Palace để được tư vấn tận tình và chi tiết nhất