Bạn đang phân vân không biết nên lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị cũng như đơn vị cung cấp các hạng mục như âm thanh – ánh sáng và cơ sở vật chất để tổ chức một sự kiện hội nghị vừa chuyên nghiệp vừa tạo ấn tượng. Tuy nhiên, việc lựa chọn được địa điểm phù hợp cần phụ thuộc rất nhiều yếu tố. Hãy cùng trung tâm hội nghị Riverside Palace tìm hiểu những yếu tố cần phải cân nhắc trước khi quyết định địa điểm hội nghị qua bài viết dưới đây nhé!
1. Tính thuận lợi và thuận tiện của vị trí tổ chức
Một trong những tiêu chí cần cân nhắc đầu tiên trong tổ chức sự kiện hội nghị là chọn địa điểm thuận tiện, thường sự kiện này sẽ được tổ chức ở khách sạn hoặc trung tâm hội nghị.
Lựa chọn được vị trí thuận lợi đòi hỏi bạn cần phải đi khảo sát nhiều địa điểm, trên nhiều tuyến đường sao chi thuận lợi trong công tác tổ chức và thuận tiện cho việc đi lại của tất cả khách mời tham dự. Việc lựa chọn vị trí hợp sẽ là một điểm cộng đầu tiên trong mắt khách tham dự và cả đối tác của bạn.
Cân nhắc về sự thuận lợi của vị trí tổ chức
2. Tính tiện ích xung quanh địa điểm
Bên cạnh đó, bạn cũng cần lưu ý đến khu vực ở xung quanh địa điểm tổ chức, khu vực xung quanh sẽ giúp cho khách tham dự có cái nhìn một cách tổng quan hơn về địa điểm cũng như có thể dễ dàng chủ động kết hợp xử lý khi có những tình huống khẩn cấp có thể phát sinh trong suốt quá trình diễn ra hội nghị của bạn.
3. Không gian địa điểm tổ chức đáp ứng nhu cầu của buổi hội nghị
Đây là một yếu tố rất quan trọng bởi đây là sẽ điểm mà khách mời sẽ đánh giá về mức độ chu đáo và sự chuyên nghiệp của bạn. Sảnh tiệc, sảnh đón khách, khu vực hành lang và các khu vực có liên quan,… tất cả đòi hỏi các công tác chuẩn bị cần phải được chỉn chu và kỹ lưỡng nhất. Một địa điểm đảm bảo không gian vừa đủ cho tất cả khách mời của bạn, nếu chọn một không gian quá rộng sẽ gây ra loãng bầu không khí và cũng không nên quá chật sẽ tạo cảm giác bí bách, chật chội gây không thoải mái cho người tham dự.
Không gian đáp ứng phù hợp với nhu cầu của sự kiện hội nghị
4. Ý tưởng concept và chủ đề của sự kiện
Việc trang trí đóng vai trò rất quan trọng trong sự kiện, một địa điểm tổ chức thuận lợi sẽ rất dễ dàng trong việc trang trí theo ý tưởng mong muốn của bạn đồng thời sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí. Bên cạnh, việc trang trí sẽ ảnh hưởng nhiều đến địa điểm khi chọn của bạn. Một không gian lớn nếu có sự kết hợp hài hoà giữa cách trang trí ấn tượng và địa điểm hợp lý sẽ càng tạo nên được sự nổi bật cho khu vực tổ chức hội nghị và gây được sự chú ý. Điểm này sẽ làm hài lòng cho khách tham dự, khiến họ trầm trồ trước sự chuyên nghiệp và tinh tế của người tổ chức hội nghị.
5. Đáp ứng phù hợp với mức ngân sách sự kiện hội nghị
Nên lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp với ngân sách dự tính ban đầu của bạn. Do đó, bạn cần dành thời gian công sức để đi đến khảo sát địa điểm phù hợp với mục đích và ngân sách tổ chức, tránh gây lãng phí mà không đem lại hiệu quả như mong đợi.
Chọn địa điểm phù hợp với ngân sách dự tính
6. An toàn của khách mời tham dự hội nghị cần được đảm bảo
Mức độ an toàn cần được đảm bảo khi lựa chọn địa điểm tổ chức. Chúng ta luôn mong muốn sự kiện được diễn ra suôn sẻ và thành công, vì thể không thể chủ quan. Hãy chú ý về các lối thoát hiểm, vật dụng phòng cháy chữa cháy,… xem xét nơi an toàn, bệnh viện, đồn công an gần nơi tổ chức để phòng những trường hợp, tình huống khẩn cấp xảy ra.
Lựa chọn địa điểm tổ chức là công việc ảnh hưởng đến quá trình và các hạng mục chuẩn bị trong hội nghị của bạn. Vì thế hãy tham khảo và đến khảo sát trực tiếp tại địa điểm bạn chú ý đến. Mong những thông tin trên mà trung tâm hội nghị – Riverside Palace chia sẻ phía trên sẽ giúp bạn sớm tìm được địa điểm hội nghị phù hợp. Chúc bạn thành công!