Vào những ngày cuối năm, khi cận kề Tết đến mọi người lại háo hức chuẩn bị chào đón năm mới. Với các doanh nghiệp, việc tổ chức một buổi tất niên là một trong những sự kiện quan trọng của công ty. Để hướng dẫn bạn lập kế hoạch tổ chương trình tất niên thành công, địa điểm tổ chức sự kiện uy tín tại TPHCM Riverside Palace sẽ chia sẻ tất tần tật các bước thực hiện qua bài viết sau đây.
1. Thiết kế ý tưởng thực hiện chương trình
Để thực hiện chương trình tất niên ý nghĩa, đem lại nhiều cảm xúc cho mọi người. Đầu tiên, bạn cần xác định rõ mục đích của công ty mình. Đó có thể là buổi tất niên nhằm tổng kết khen thưởng hay kích lệ tinh thần, động viên nhân viên. Hoặc đó là buổi gắn kết tinh thần nhân viên trong các phòng ban với nhau. Từ đó, ban tổ chức có thể đưa ra những ý tưởng sáng tạo nhằm tổ chức nên một chương trình tất niên tuyệt vời.
Ý tưởng sáng tạo bao gồm chủ đề chính, chủ đề phụ vào từng nội dung, theme, kiểu trang trí, các hoạt động khi chương trình diễn ra,…
2. Lập kế hoạch thực hiện chi tiết
Với những ý tưởng đã được nêu ra, bạn cần triển khai thành một kịch bản tổng quát và kịch bản cụ thể. Những thông tin cần sắp xếp bao gồm: Thời gian diễn ra chương trình, địa điểm tổ chức sự kiện tất niên của công ty, lựa chọn thực đơn bữa tiệc, danh sách khách mời, nội dung thực hiện chương trình, thiết lập kinh phí cho các hạng mục và dự phòng những chi phí phát sinh.
Ngoài ra, việc phân công công việc cho từng người cũng vô cùng quan trọng. Bởi một sự kiện cần có một tập thể người thực hiện chứ không chỉ một cá nhân đơn lẻ. Vì vậy, trong trường hợp công ty bạn muốn tổ chức theo quy mô lớn bạn hãy ưu tiên lựa chọn giải pháp thuê bên thứ 3, các công ty chuyên tổ chức sự kiện để đảm bảo chương trình tất niên diễn ra hoành tráng, chỉnh chu nhất.
3. Thiết lập ngân sách
Ngân sách là yếu tố quyết định và chi phối đến toàn bộ chương trình. Việc tổ chức một sự kiện nằm trong mức ngân sách cho phép là điều mà mọi công ty mong muốn. Để làm được điều đó, bạn phải đưa ra một con số cho phép sự kiện tất niên được phép. Sau đó, dưới hạn mức cho phép bạn hãy định giá các hạng mục thông qua khảo sát để lựa chọn những dịch vụ phù hợp nhất. Cuối cùng, cân bằng giữa các hạng mục, chọn ưu tiên chi tiền nhiều vào phần nào để ngân sách không rơi vào thâm thụt.
Để thuận tiện trong việc lên kế hoạch dự trù kinh phí bạn có thể tham khảo những loại chi phí bắt buộc phải có bao gồm:
- Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện
- Chi phí đặt thức ăn, đồ uống
- Chi phí cho khâu trang trí, đặt bàn ghế
- Chi phí về hệ thống thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình
- Chi phí biểu diễn cho nghệ sĩ, MC, vũ công,…
- Chi phí về thiết kế, in ấn banner, backdrop, thiệp mời,…
- Chi phí thuê thợ quay hình, chụp hình
- Chi phí thuê, may đồng phục cho các trò chơi, quà tặng
- Chi phí về nhân sự thực hiện chương trình
- Chi phí cho việc di chuyển, đi lại
- Chí phí cho các khoản khác như điện, nước,…
- Chi phí cho các khoản phát sinh
4. Tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện
Có nhiều địa điểm tổ chức, bạn có thể lựa chọn thực hiện chương trình ở ngoài trời hoặc trong nhà tùy thuộc ngân sách cho phép và quy mô thực hiện chương trình.
Sau đây là những gợi ý của chúng tôi về những địa điểm tốt bạn có thể cân nhắc tham khảo lựa chọn.
- Dự kiến tổ chức tiệc tất niên trong nhà: trung tâm hội nghị – tiệc cưới, nhà hàng, khách sạn,…
- Dự kiến tổ chức tiệc tất niên ngoài trời: khu resort, khu du lịch, bãi biển,..
Địa điểm tổ chức sự kiện là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của toàn bộ chương trình. Do đó, việc khảo sát và lựa chọn phù hợp với những tiêu chí đã đề ra sẽ vô cùng khó khăn. Vì vậy, bạn có thể đọc thêm về kinh nghiệm chọn địa điểm tổ chức sự kiện để đưa ra quyết định phù hợp nhất.
5. Xây dựng chương trình tổ chức
Cuối cùng, bước quan trọng để hoàn thành chương trình là lên kịch bản chi tiết để thực chương trình theo đúng tiến độ đưa ra. Những công việc bạn cần làm đó là:
- Viết kịch bản chương trình: Kịch bản chương trình giúp bạn quản lý thời gian và sắp xếp các tiết mục.
- Set up địa điểm tổ chức: Công việc này thường được hoàn thành trước khi sự kiện diễn ra để đảm bảo không gian, thiết bị âm thanh, ánh sáng và đạo cụ được trang trí và sắp xếp đẹp mắt khi tiếp đón khách.
- Tổng duyệt các tiết mục trước chương trình trước giờ lên sân khấu: giúp chương trình diễn ra suống sẻ, đúng theo kế hoạch.
- Tổ chức tiệc tất niên
Trên đây là những chia sẻ của địa điểm tổ chức sự kiện Riverside Palace về cách tổ chức chương trình tất niên cho công ty. Hy vọng những thông tin được gợi ý ở trên sẽ giúp các bạn được một phần nhỏ trong khâu tổ chức. Chúc bạn thành công!