Để tổ chức một chương trình hội nghị thành công, người tổ chức tất hẳn sẽ phải lên kế hoạch chuẩn bị thật kỹ càng các hạng mục. Và một trong những yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng trực tiếp đó là địa điểm tổ chức sự kiện. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn liệt kê ra những tiêu chí để lựa chọn một trung tâm hội nghị phù hợp nhất.
1. Vị trí của trung tâm có thuận lợi không?
Thông thường, những sự kiện hội nghị được tổ chức, bạn cần tìm kiếm những địa điểm ở khu vực trung tâm, có giao thông thuận lợi, dễ dàng tìm kiếm và dễ dàng di chuyển. Lý do bởi vì đối tượng tham gia sự kiện này thường là những người bận rộn. Mặt khác, tính chất của buổi hội nghị còn toát lên vẻ lịch sự và trang trọng. Do đó, tìm kiểm địa điểm tổ chức hội nghị bạn nên ưu tiên chọn những trung tâm có độ uy tín và chuyên nghiệp.
2. Cơ sở vật chất, trang thiết bị có còn mới?
Sau vị trí, quá trình tìm kiếm và khảo sát địa điểm bạn nên quan tâm tới cơ sở vật chất, trang thiết bị. Trong trường hợp bạn thuê phải nơi có trang thiết bị xuống cấp thì sẽ ảnh hưởng đến tổng quan buổi sự kiện. Như vậy sẽ rất dễ làm đi tính chất của sự kiện.
Những yếu tố bạn cần quan tâm và kiểm tra kỹ bao gồm:
- Trần nhà
- Tường
- Hành lang
- Cổng vào
- Hệ thống điện
3. Hệ thống âm thanh và ánh sáng có đáp ứng được không?
Đối với chương trình hội nghị, việc giao tiếp rất quan trọng. Và tất cả đều thông qua mic, âm thanh. Vì vậy, việc kiểm tra chất lượng âm thanh trước khi sự kiện diễn ra là rất quan trọng.
Bên cạnh đó, bạn hãy kiểm tra thêm các thiết bị về ánh sáng như màn hình LED, máy chiếu, đèn chiếu,… Hãy xem những thiết bị này có bị tác động đến tầm nhìn của người ngồi ở dưới hay không.
4. Có thêm dịch vụ đi kèm hỗ trợ không?
Quá trình tổ chức hội nghị sẽ thuận tiện hơn nếu địa điểm cho thuê có cung cấp thêm dịch vụ đi kèm hỗ trợ như: thực đơn tiệc nhẹ, dụng cụ chuẩn bị set up cho buổi hội nghị,…
Chưa kể, việc lựa chọn địa điểm có các dịch vụ bổ sung đi kèm có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí hơn so với việc thuê hay mua sản phẩm/ dịch vụ đơn lẻ. Đồng thời, việc thuê trọn gói dịch vụ của trung tâm hội nghị mong muốn chọn sẽ giúp bạn đỡ tốn công sức hơn.
5. Hội trường có diện tích và không gian như thế nào?
Tổ chức một chương trình hội nghị cần đáp ứng điều kiện về sảnh hội trường. Bạn cần xem xét xem diện tích của hội trường có đủ sức chứa với số lượng người tham gia hay không. Đồng thời, không gian trống sau khi bố trí bàn tiệc có đủ thoải mái cho lối đi hay khoảng cách không gian có đủ để set up bàn chờ hay không.
6. Bãi giữ xe có tiện nghi?
Số lượng người tham gia trong buổi hội nghị là căn cứ để bạn tính toán số lượng chỗ đậu xe. Do đó, việc tìm kiếm một địa điểm tổ chức sự kiện đẹp nhưng vị trí đỗ xe hẹp hay ra vào khó khăn đối với ô tô sẽ không phải là phương án tốt nhất ngay lúc này. Vì vậy, khi tìm kiếm trung tâm hội nghị để triển khai tổ chức, bạn cần phải xem xét cả yếu tố bên trong lẫn bên ngoài. Có như vậy, sự kiện của bạn mới nhanh chóng có thể kiểm soát rủi ro và có tỷ lệ thành công cao.
7. Giá cả thuê hội trường
Để đảm bảo rằng mức giá cho nhà cung cấp đưa ra ngang bằng với giá của thị trường hiện nay, bạn nên tìm hiểu hay hỏi dò các đơn vị tương ứng khác để có mức giá tham khảo. Từ đó dễ dàng thỏa thuận và chốt hợp đồng.
Trên đây là tiêu chí mà chúng tôi nêu ra khi đi khảo sát và tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện. Hy vọng với thông tin được cung cấp ở trên, các bạn sẽ có được kinh nghiệm thực tế để chọn đúng trung tâm hội nghị phù hợp.
Bạn có thể tham khảo thêm dịch vụ tổ chức sự kiện của Riverside Palace – một trung tâm hội nghị tiệc cưới uy tín tại TPHCM để có sự lựa chọn cho mình.