Lựa chọn địa điểm là vấn đề quan trọng nhất trong tổ chức sự kiện. Một sự kiện được diễn ra có thành công, hoàn hảo hay không đều nhờ vào yếu tố này. Bài viết sau đây sẽ chia sẻ một vài kinh nghiệm cũng như lưu ý khi bạn chọn địa điểm tổ chức sự kiện.
4 lưu ý quan trọng khi chọn địa điểm
Vị trí địa lý phù hợp
Không gian nơi tổ chức được coi là bộ mặt của sự kiện. Bạn nên khảo sát trước khi lựa chọn tại các trung tâm tổ chức sự kiện để biết được địa điểm này có thuận lợi cho việc đi lại không? Do đó, các doanh nghiệp cần phải lưu ý về vị trí để cân nhắc lựa chọn địa điểm sao cho phù hợp.
Hãy chọn một nơi ở ngay trung tâm thành phố hoặc gần với trung tâm thành phố. Hoặc nếu không hãy đảm bảo được rằng địa điểm bạn chọn sẽ thuận tiện cho việc giao thông đi lại tránh xảy ra tình trạng ùn tắc khi tan tiệc.
Các sự kiện lớn khi tổ chức phải chắc chắn rằng địa điểm được bạn lựa chọn phải nằm trên các con đường lớn và dễ tìm, dễ kiếm.
Bố cục không gian đáp ứng với tính chất sự kiện
Chọn địa điểm để tổ chức sự kiện không phải là bước đầu tiên khi bắt đầu một sự kiện nào đó. Trước tiên, bạn cần phải hiểu rõ được tính chất sự kiện đó như thế nào để có thể biết được liệu địa điểm bạn chọn có phù hợp với kế hoạch sự kiện hay không.
Địa điểm tổ chức sự kiện phải rộng rãi, phù hợp
Không gian của buổi sự kiện phải bao gồm sảnh tiệc, sảnh đón khách, hành lang và các khu vực liên quan khác. Lưu ý rằng, tuyệt đối không được vì bất kỳ lý do nào mà lựa chọn một nơi quá nhỏ so với số lượng khách mời.
Hiểu rõ được tính chất của sự kiện thì bạn mới có thể biết được không gian mà bạn muốn, từ đó sẽ lên ý tưởng và dàn dựng sao cho phù hợp.
Các đặc điểm quan trọng bạn cần phải xem xét như: bố cục tổng thể, phong cách địa điểm; kiểm tra chiều cao và rộng của trần nhà, cổng ra vào; màu sắc chủ đạo của địa điểm; sức chứa tối đa của địa điểm;…
Đảm bảo an toàn cho khách mời khi tham gia sự kiện
Một điều quan trọng cần lưu ý đối với các nhà tổ chức khi lựa chọn nơi tổ chức sự kiện chính là đảm bảo an toàn cho khách mời tham dự. Bạn nên chọn nơi có hệ thống báo cháy, công cụ phòng cháy chữa cháy đầy đủ và công tác phòng cháy chữa cháy nên được thỏa thuận giữa hai bên.
Ngoài ra, cần chọn những nơi có lối thoát hiểm riêng để khi có sự cố, cách sơ tán người khi có xảy ra hoả hoạn. Nên quan tâm đến các cơ quan chức năng như đồn cảnh sát, bệnh viện xung quanh đó để có thể liên hệ khi gặp tình huống khẩn cấp.
Chi phí hợp lý
Đây có lẽ là bước cuối cùng cũng được coi là yếu tố quan trọng nhất của một sự kiện. Bạn nên tham khảo giá của nhiều nơi khác nhau để đưa ra quyết định chính thức khi lựa chọn một địa điểm để tổ chức.
Giá cả phải đi đôi với chất lượng và dịch vụ, vì thế đó sẽ là yếu tố để bạn đưa ra so sánh giữa các địa điểm với nhau.
Chi phí tổ chức nên được tối ưu nhất
Riverside Palace – Trung tâm hội nghị tổ chức sự kiện tại Tp.HCM
Như những kinh nghiệm và lưu ý được nêu trên, thì Riverside Palace tin rằng sẽ có thể đáp ứng đủ những yếu tố trên.
Vị trí địa lý thuận tiện
Nằm trên đường Bến Vân Đồn, Quận 4, ở giữa trung điểm của cầu Nguyễn Văn Cừ và cầu Calmette. Vị trí có thể kết nối được với nhiều quận như: Quận 1, Quận 4, Quận 5, Quận 7, Quận 8 và chỉ cách trung tâm chợ Bến Thành khoảng 10 phút lái xe.
Không gian rộng lớn và phù hợp với nhiều tính chất sự kiện khác nhau
Không gian rộng lớn với 9 sảnh tiệc có sức chứa lên đến 4.500 khách và được đặt tên theo 9 con sông nổi tiếng trên thế giới: Seine, Nile, Amur, Elbe, Danube, Volga, Thames,….
RiverSide có đến 9 sảnh khác nhau cho bạn lựa chọn
Mỗi một sảnh tiệc sẽ mang đến một phong cách và gam màu khác nhau – đó chính là điểm nổi bật khi bạn lựa chọn Riverside Palace. Bạn sẽ có cơ hội lựa chọn một không gian phù hợp với tính chất sự kiện mà bạn mong muốn.
Cam kết mức độ an toàn tuyệt đối cho các khách mời tham dự
Để có được sự thành công như hôm nay, Riverside Palace đã chiếm trọn được lòng tin của khách hàng khi quyết định lựa chọn đây sẽ là nơi diễn ra các sự kiện của mình.
Vì thế, việc đảm bảo an toàn cho các khách mời luôn là tiêu chí được đặt lên hàng đầu nơi đây. Với hy vọng có thể mang đến sự hài lòng, an tâm và vui vẻ để họ có thể tận hưởng hết mình trong sự kiện đó.
Chi phí phù hợp với chất lượng
Chất lượng và dịch vụ luôn đi đôi với giá cả, do đó, hãy yên tâm rằng chi phí bạn bỏ ra sẽ rất xứng đáng với những gì bạn có thể nhận được.
Mong rằng bài viết trên có thể giúp bạn lựa chọn được một địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp nhất với bạn. Cảm ơn các bạn đã xem qua nhé!