Hội nghị khách hàng là một buổi tiệc quan trọng đối với các doanh nghiệp, do đó, việc dự trù kinh phí vô cùng quan trọng và cần thiết. Viêc này sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt được những nguồn chi cho bữa tiệc cũng như tối ưu hóa những khoản chi, giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa những chi phí phát sinh không cần thiết. Vậy, sau đây chúng tôi sẽ chia sẻ cách dự trù kinh phí để tổ chức hội nghị.
Ý nghĩa của việc dự trù kinh phí cho hội nghị
Khi bạn dự trù được kinh phí để tổ chức cho hội nghị thì bạn sẽ nắm được số tiền bạn cần chi cho sự kiện là bao nhiêu, từ đó dễ dàng kiểm soát số tiền chi ra cho các công việc cụ thể, giúp các bạn dễ dàng loại bỏ được những phần chi phí không đáng có.
Nếu các bạn không dự trù được kinh phí thì khả năng cao các bạn sẽ gặp rủi ro lớn là không có đủ tiền để tổ chức sự kiện, dễ rơi vào thiếu sót.
Điều này ảnh hưởng rất lớn về cái nhìn của khách hàng của bạn đối với doanh nghiệp, không những thể hiện bạn là một doanh nghiệp không chu đáo mà còn thiếu chuyên nghiệp.
Không chỉ thế, khi dự trù kinh phí các bạn còn có thể bỏ ra một số tiền để chuẩn bị cho những tình huống khẩn cấp. Chính vì những lý do đó mà việc dự trù được kinh phí đóng một ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng.
>> Xem thêm: Tiệc teabreak nhẹ nhàng cho hội nghị cho khách hàng
Hình ảnh của một buổi hội nghị khách hàng
Đọc kỹ bảng kế hoạch của hội nghị
Đọc kỹ bảng kế hoạch của hội nghị rất quan trọng, bởi lẽ khi đọc kỹ nội dung các bạn có thể nắm bắt được tổng quát những công việc mình cần làm, từ đó đề ra bản dự trù kinh phí một cách chi tiết và cụ thể, tránh sai sót, từ đó có thể tổ chức một hội nghị chuyên nghiệp.
Nếu bạn chỉ đọc qua loa, các bạn sẽ nắm bắt các thông tin một cách hời hợt và dễ gây nhầm lẫn, lộn xộn các công việc cần làm. Từ đó gây ra những hậu quả nghiệm trọng cho buổi sự kiện.
Hình ảnh nội dung tổ chức hội nghị
Liệt kê những công việc trong hội nghị và chi phí cần chi cho các công việc
Sau khi đọc kỹ nội dung tổ chức hội nghị và đã rõ những công việc cần làm, các bạn nên ngồi liệt kê chi tiết tất cả những công việc cần làm và số tiền cần phải chi ra để thực hiện các công việc đó. Các bạn nên liên hệ trực tiếp với những nơi cung cấp các dịch vụ để biết được giá cả chính xác nhất.
Nếu bạn là những người lần đầu làm bảng dự trù kinh phí và kinh nghiệm còn non nớt thì hãy hỏi thăm và xem xét ý kiến của những người có nhiều kinh nghiệm trong công việc này, tránh những sai sót không đáng có xảy ra ảnh hưởng đến sự kiện.
>> Xem thêm: Những kiểu sắp xếp bàn ghế cho hội nghị dành cho khách hàng thêm đẳng cấp
Nên tính toán cẩn thận những chi phí trong bảng dự trù kinh phí
Những lưu ý khi lập bảng dự trù kinh phí
Những chuyện liên quan đến tiền bạc luôn luôn khiến cho tất cả mọi người phải đau đầu. Vì vậy, ngay từ ban đầu các bạn nên cẩn thận để tránh những rắc rối. Các bạn nên dành ra khoảng 5% đến 10% cho kinh phí dự trù phát sinh phòng cho những trường hợp xấu hoặc có những vấn đề phát sinh.
Hãy thật tỉnh táo và xác định rõ ràng những công việc cần chi nhiều hay chi ít để có những chi phí hợp lý, tránh lãng phí vào những hoạt động không cần thiết.
Kết luận
Hội nghị khách hàng là nơi để doanh nghiệp quảng bá thương hiệu doanh nghiệp, tìm kiếm và thu hút những khách hàng tiềm năng. Đồng thời còn là nơi doanh nghiệp thể hiện sự tri ân của mình với khách hàng, lắng nghe ý kiến khách hàng về sản phẩm dịch vụ để có những bước cải tiến tốt nhất cho những sản phẩm và dịch vụ của công ty. Bởi vậy, việc tổ chức hội nghị và điều bắt buộc mà doanh nghiệp nào cũng phải làm, do đó dự trù kinh phí là vô cùng quan trọng và cần thiết. Những chia sẻ trên bài viết giúp các bạn biết cách dự trù kinh phí, hy vọng sẽ giúp các bạn trong những trường hợp thực tế. Cuối cùng, hãy chia sẻ những thông tin này với bạn bè và người thân của mình nhé.