Với những sự kiện có quy mô nhỏ như tiệc cưới, tiệc sinh nhật, tiệc thôi nôi, hay tiệc tất niên, liên hoan bạn sẽ tìm kiếm được địa điểm tổ chức sự kiện như ý. Bởi những nơi có quy mô lớn thì chi phí rất đắt đỏ, còn nơi có quy mô nhỏ thường cơ sở vật chất, trang thiết bị thường dừng lại ở mức cơ bản.Vậy làm thế nào để chọn được địa điểm thích hợp nhất? Ngay sau đây, hãy cùng lắng nghe chia sẻ của Riverside Palace thông qua bài viết sau.
Để giúp bạn chọn được nơi tổ chương trình phù hợp, chúng tôi sẽ nêu ra 3 yếu tố quan trọng nhất mà các bạn nên chú ý kiểm tra trong quá trình khảo sát địa điểm.
Yếu tố 1: Chất lượng âm thanh, ánh sáng
Sự kiện dù lớn hay nhỏ thì yếu tố âm thanh và ánh sáng là những thứ ảnh hưởng trực tiếp đến chương trình. Bởi điều kiện để tương tác, giao tiếp với khán giả, khách mời chính nhờ vào hệ thống âm thanh. Còn việc truyền đạt nội dung, thông điệp đến với mọi người chính là nhờ vào một phần không nhỏ của màn hình, ánh sáng.
Ưu tiên địa điểm có chất lượng âm thanh, ánh sáng tốt
Do đó, hai yếu tố âm thanh và ánh sáng bạn cần xem xét, kiểm tra thật kỹ khi đi khảo sát địa điểm. Ngoài ra, bạn cần có sự hiểu biết về âm thanh, ánh sáng. Lý do đó là trong mỗi môi trường khác nhau thì hệ thống âm thanh ánh sáng cũng phải sử dụng những thiết bị khác nhau để đáp ứng, phù hợp mỗi chương trình.
Bạn sẽ cảm thấy thời gian trôi qua thật chậm khi ngồi ở ghế khách tham gia trong lúc nguồn điện bị mất, không thể giao tiếp với nhau vì không có âm thanh. Hoặc ánh sáng tại sân khấu của địa điểm không phù hợp với tiêu chí chương trình. Khoảng không gian nào được chiếu sáng nhiều nhất.
Yếu tố 2: Thực đơn bữa tiệc
Yếu tố cần quan tâm thứ hai đó thực đơn cho bữa tiệc. Với chương trình hội nghị thực đơn bạn cần là bữa tiệc finger food. Hay với chương trình tiệc cưới, tất niên, sinh nhật, liên hoan bạn cũng cần lựa chọn được những món ăn phù hợp để xây dựng nên thực đơn phù hợp.
Ưu tiên địa điểm có thực đơn tiệc ngon, hấp dẫn
Do đó, khi tiến hành khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, bạn cần tìm hiểu về thực đơn có sẵn. Xem xét các món ăn đó thơm ngon, hấp dẫn. Thực phẩm bên nhà hàng nhập về có đảm bảo an toàn không. Khẩu vị của các món ăn có phù hợp cho đại đa số mọi người.
Để có kinh nghiệm trong việc lựa chọn thực đơn bạn có tham khảo thêm tại đây.
Yếu tố 3: Quy trình tổ chức chương trình
Mỗi chương trình sự kiện diễn ra thành công tất hẳn phải có nội dung cụ thể, concept rõ ràng. Quy trình tổ chức chương trình phải thống nhất với nhau, giữa các hoạt động có liên quan nhau. Để lên kế hoạch thực hiện chương trình chỉnh chu, bạn cần khảo sát địa điểm chi tiết về những hạng mục sau:
- Không gian sảnh tiệc/ hội trường
- Hành lang, lối
- Sảnh đón khách
- Bãi đậu xe
- Sân khấu
Với những chi tiết được chúng tôi nêu ở trên, hy vọng bạn sẽ có cơ sở để tìm hiểu và khảo sát thật kỹ trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
Ưu tiên địa điểm có thể xây dựng quy trình tổ chức chương trình phù hợp
Nói về sự kiện có quy mô, tuy không mang tầm cỡ như những chương trình lớn nhưng để tạo nên sự thành công cho một sự kiện thì ban tổ chức cũng cần đáp ứng 3 điều kiện cốt lõi mà chúng tôi vừa nêu. Dù sự kiện cần có nhiều hơn những tiêu chí tuy nhiên nếu ngân sách của bạn có hạn, bạn hãy ưu tiên lựa chọn địa điểm đáp ứng được 3 tiêu chí mà chúng tôi đã nêu ra trong bài viết này. Nếu thực hiện đúng, bạn sẽ yên tâm khi sự kiện diễn ra, đồng thời có ít rủi ro hơn trong khâu thực hiện.
Trên đây là những chia sẻ của Riverside Palace về kinh nghiệm lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện có quy mô nhỏ. Hy vọng các bạn sẽ có thêm thông tin và kinh nghiệm để đưa ra quyết định phù hợp nhất. Chúc bạn thành công!
>>> Xem thêm: Tiệc cưới tại trung tâm hội nghị – tiệc cưới Riverside Palace