5 lưu ý cần cân nhắc khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị

Tổ chức hội nghị hay sự kiện là một hoạt động đều diễn ra hằng năm đối với các doanh nghiệp, công ty hay cơ quan chính phủ. Một trong những yếu tố quyết định một hội nghị thành công đó là lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Sau đây sẽ là một số điểm cần lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị mà bạn không thể bỏ qua nếu muốn thu hút được đông đảo lượng người tham gia. 

1. Không gian và chủ đề 

Không gian là yếu tố quan trọng tạo nên sự thành công của một sự kiện hay một hội nghị. Vì vậy, cần căn cứ vào mục đích và chủ đề chính để lựa chọn không gian phù hợp, không chỉ cần phải đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà còn phải đa dạng về loại hình, tạo hiệu ứng cộng hưởng. Tùy vào ý tưởng chủ đề của hội nghị mà bạn sẽ tiến hành cân nhắc và lựa chọn các phong cách  kiến ​​trúc, nội thất, trang trí... sao cho vừa tạo sự hài hoà về mặt tổng thể, vừa làm nổi bật những họa tiết cần thiết để thu hút ánh nhìn một cách tinh tế.  

Hiện nay, với xu hướng tổ chức sự kiện ở những không gian gần gũi với thiên nhiên, các địa điểm tổ chức sự kiện đang hướng đến những thiết kế với không gian mở, trần cao, tông màu nền nã, xen lẫn những mảng xanh tạo cảm giác mới lạ. Không chỉ vậy, địa điểm được lựa chọn còn phải đảm bảo tính thẩm mỹ như sự hiện đại, tinh tế để phù hợp với các sự kiện, hội nghị, triển lãm cấp cao cấp. 

Không gian là yếu tố quan trọng để chọn địa điểm tổ chức hội nghị 

2. Diện tích và sức chứa của địa điểm tổ chức hội nghị

Sau khi ước lượng số lượng người tham gia theo tính chất của sự kiện như lớp học, kiểu chữ U, nhà hát,... người tổ chức cần lưu ý đến quy mô sảnh tiệc và sức chứa của nó để đảm bảo chất lượng chương trình. Quy mô địa điểm tổ chức sự kiện cần được tính toán kỹ lưỡng để  diện tích không quá hẹp hoặc quá rộng làm mất đi sự thoải mái của khách mời, khiến họ khó tập trung cũng như tương tác với nhau trong suốt quá trình diễn ra hội nghị.

Để giảm thiểu rủi ro về không gian, bạn nên chọn địa điểm tổ chức có sức chưa lớn từ không gian đến công suất vận hành hoặc nếu “eo hẹp" về khoản chi phí thì tối thiểu diện tích được chọn phải bằng số lượng khách dự kiến. Tuyệt đối tránh các trường hợp, không gian không đủ và khách mời phải đứng chen chúc lẫn nhau vừa gây mất thẩm mỹ, vừa gây khó chịu cho người tham dự.

3. Ẩm thực 

Món ăn cũng là một trong những yếu tố cần phải xem xét vì đối với những hội nghị cấp cao, kéo dài hàng giờ chắc chắn sẽ gây cảm giác mệt mỏi, buồn chán và mất tập trung. Chính vì thế, một bữa ăn nhẹ được chuẩn bị giữa giờ là vô cùng cần thiết. Bạn nên lựa chọn những địa điểm tổ chức sự kiện có cung cấp các món ăn đa dạng như Menu, A La Carte, Buffet, Finger Food Tea Break… sẽ tạo ra nhiều sự lựa chọn phù hợp và linh hoạt cho người tổ chức. 

Tùy theo đối tượng tham dự hội nghị mà đầu bếp sẽ có sự sắp xếp thực đơn chế biến mang hương vị hiện đại hay truyền thống. Thêm lưu ý quan trọng là bạn nên có sự phân bổ về số lượng món ăn được tiếp đãi, để tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch tài chính của sự kiện. 

Các món ăn nhẹ giữa giờ sẽ giúp khách mời thêm năng lượng 

4. Vị trí di chuyển 

Khi xem xét một địa điểm hội nghị, đơn vị tổ chức nên đánh giá các tiêu chí về khoảng cách di chuyển và khả năng kết nối với các khu vực trong thành phố. Đặc biệt là đối với những hội nghị quốc tế, địa điểm tổ chức nằm gần sân bay sẽ thuận tiện cho việc di chuyển của các quan chức người ngoại quốc vì có thể họ sẽ không biết nhiều về giao thông tại Việt Nam. 

Ngoài ra, yếu tố an ninh của địa điểm tổ chức cũng cần phải được xem xét kỹ lưỡng để tránh xảy ra sự cố, cụ thể: an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy, bao gồm an ninh khu vực diễn ra sự kiện, hạ tầng tòa nhà, phòng cháy chữa cháy thiết bị, lối thoát hiểm… Việc tổ chức hội nghị tại một địa điểm thuận tiện về giao thông, nằm trên các trục đường lớn, thuộc trung tâm thành phố sẽ giúp khách mời có động lực tham gia một cách đầy đủ. 

5. Các dịch vụ kèm theo 

Ngoài các yếu tố trên, người tổ chức cần tham khảo qua chất lượng của các dịch vụ đi kèm như thiết bị, bàn ghế, sân khấu, máy chiếu, màn hình LED,... để đảm bảo sự kiện được diễn ra một cách trọn vẹn và mỹ mãn nhất. Bạn có thể đến sự kiện trước giờ bắt đầu để kiểm tra toàn bộ các thiết bị cần thiết, tránh các trường hợp như: mất điện, lỗi kỹ thuật, âm thanh hỏng,... làm gián đoạn quá trình tổ chức hội nghị, mất thiện cảm từ các khách mời. 

Thiết bị âm thanh và ánh sáng cần được xem xét tại các địa điểm tổ chức hội nghị 

Tổng kết

Có thể thấy, để lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị phù hợp cần cân nhắc kỹ càng rất nhiều các yếu tố. Mong rằng, bài viết trên đã mang lại cho bạn nhiều thông tin cần thiết, giúp bạn dễ dàng lập kế hoạch và xây dựng một sự kiện thành công. 

>>> Xem thêm tại: Những điều cần biết khi lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị tại TP.HCM